Tá dea-bhainistíocht oifige maith do do bhunlíne
1. Gnáthaimh bhainistíochta oifige a bhunú agus bualadh leo.
Ní mór do ghnáthaimh ghnáthaimh nósanna imeachta gnáthamh más mian leat fanacht eagraithe agus rudaí a choinneáil go réidh.
Gnáthaimh a bhunú le haghaidh láimhseáil páipéir agus córais oifige. Mar shampla, más féidir, ba chóir gach píosa páipéir a thagann isteach i d'oifig a láimhseáil aon uair amháin, a fheidhmiú, agus a chomhdú - gan a bheith ar an deasc. Ar an gcaoi chéanna, ba cheart cumarsáidí digiteacha ar nós ríomhphoist a thabhairt tosaíochta agus gníomhú orthu láithreach más féidir nó a luaitear le haghaidh gnímh amach anseo.
Beidh córais oifige, lena n-áirítear deasc, ríomhairí glúine, freastalaithe comhaid, printéirí ilghnéitheacha agus gléasanna soghluaiste, ag teastáil ó nósanna imeachta riaracháin agus éigeandála araon. Nuair a mharaíonn an córas nó píosa trealaimh a bhaineann le ríomhaire, caithfidh gach duine i do oifig fios a bheith acu cé leis a ghlaoch agus cad é nach bhfuil le déanamh (mar shampla iarracht a dhéanamh an fhadhb a réiteach iad féin). Foghlaim na 3 Chéimeanna chun Sonraí Do Ghnó Chriticiúil a Chosaint.
2. Freagrachtaí soiléire a leagan amach.
Braitheann dea-bhainistíocht oifige ar dhaoine a bhfuil a fhios acu cé atá freagrach as cad é - daoine atá freagrach as rudaí a dhéantar.
Cad a tharlódh, mar shampla, más rud é go ndearnadh ceannacháin do ghnóthais bheaga ag cibé duine ar bith? An mbeadh tú in ann páipéar printéir a aimsiú nuair a theastaíonn uait é? Cuireann duine amháin atá i gceannas ar an trealamh agus na soláthairtí go léir a ordú an fhadhb a réiteach agus coinníonn sé rudaí ag rith go réidh. Iarr ar fhostaithe ríomhphost a sheoladh chuig an duine ainmnithe ar aon iarrataí ar sholáthairtí, nó liosta lámhscríofa a phostáil in áit fheiceálach inar féidir le daoine an méid a theastaíonn uait a chur leis.
Tá sé mar an gcéanna le riarachán córais (ríomhaire). Ní mór duit duine amháin a bheith freagrach as slándáil do chórais ríomhaireachta agus súil a choinneáil ar rudaí cosúil le cuntais, pasfhocail agus bogearraí. Is réiteach idéalach é do chórais scam-bhunaithe d'iarratais oifige, bogearraí cuntasaíochta agus stóráil sonraí do ghnólachtaí beaga, ach caithfidh tú duine iontaofa a bheith sanntha agat chun tascanna riaracháin a dhéanamh, mar shampla úsáideoirí a chur leis / a scriosadh, ceadanna a shannadh, etc.
3. Coinnigh taifid - agus déan do thaifid ghnó a choinneáil cothrom le dáta.
Is cosúil go bhfuil na taifid a choinneáil mar an chuid is éasca de bhainistiú dea-oifige - go dtí go measann tú go bhfuil an rochtain sin inrochtana agus cothrom le dáta ar na taifid sin. Ach cabhróidh an chéad riail as a bheith ina bhainisteoir maith oifige leat greim a fháil ar seo; taifid a thabhairt cothrom le dáta ar ghnáthaimh oifige. Nuair a fhaigheann tú custaiméir nó cliant nua , mar shampla, ní thógann sé nóiméad ach é a chur isteach i do bhunachar sonraí teagmhálacha. Ansin ní ghlacfaidh sé nóiméad eile ach an taifead a thabhairt cothrom le dáta tar éis duit labhairt leis ar an bhfón.
(Tabhair faoi deara freisin, go bhfuil na hAchtanna Príobháideachta ag an chuid is mó de dhlínse a rialaíonn láimhseáil faisnéise do chustaiméirí.)
4. Déan siúl trí d'oifig agus tá suí agat.
An sampla de do bhainistíocht spáis nó do bhainistíocht spáis é d'oifig?
Nuair a shiúlann tú tríd an oifig, an gcaithfidh tú dul i ngleic leis na constaicí nó an riosca a bhaineann le tripping a dhéanamh ar rud éigin?
Nuair a shuíonn tú síos ag deasc d'fhéadfá a bheith ag obair go compordach ann? An socraítear rudaí go loighciúil ionas go mbeidh na rudaí a n-úsáideann tú an chuid is mó ag an deasc is gaire do láimh?
Tá go leor rudaí á gcur i láthair in oifigí inniu, ó sheasamh printéir trí chaibinéid chomhdú . Le haghaidh dea-bhainistiú oifige, ní mór duit a bheith cinnte go bhfuil na rudaí go léir san oifig socraithe chun éifeachtúlacht uasta - agus an tsábháilteacht uasta. Soláthraíonn bunúsacha Dearadh na nOifige Beaga nó na nOifige Baile leideanna chun riachtanais chumhachta, soilsiú agus aerála do spás oifige a chomhlíonadh go sábháilte.
5. Sceideal a dhéanamh ar an obair tedious.
Tá sé ró-éasca rudaí a chur as nach mian leat a dhéanamh, agus níl taitneamh as tascanna ar nós comhdú , loingseoireacht agus fáil, nó leabharchoimeád - fiú bainisteoirí oifige.
Ar an drochuair, ní fheidhmeoidh oifig, cosúil le cistin, go maith gan na cúraimí atá á dhéanamh.
Más úinéir gnó beag tú atá i riocht nach féidir leat a chur in iúl cad is cuma cad a cheapann tú mar obair thoghlasta nó mí-oiriúnach le duine éigin eile, déan iarracht tú féin a fháil go rialta ag am sceidealaithe gach seachtain. Déan maidin nó tráthnóna, mar shampla, agus é a chaitheamh ag glaonna fuar , ag filleadh ar fhiosrúcháin ríomhphoist neamhthosaíochta, ag déanamh postáil sna meáin shóisialta , ag teacht suas ar na taifid a chuntasaíocht nó a thabhairt cothrom le dáta.
6. Tarmligean agus aschuiriú.
I saol foirfe, ní bheadh gach duine ag déanamh ach an t-am a bhí aige nó aici a dhéanamh agus a d'éirigh go maith. Toisc nach bhfuil an domhan foirfe, ina ionad sin tá a lán daoine ag déanamh rudaí nach bhfuil an t-am nó an tallainne acu go maith.
Ní féidir le tarmligean agus foinsiú allamuigh ach bainistíocht oifige do ghnóthais bheaga a fheabhsú ach is féidir leat díriú ar do chuid buanna chomh maith, rud a fheabhsaíonn do bhunlíne. Féadfaidh cúntóir páirtaimseartha nó Fíorúil a bheith in ann cuid mhaith d'oifig nó do thascanna riaracháin a láimhseáil. Chun tuilleadh eolais a fháil maidir le toscaireacht a dhéanamh, féach Decide to Delegate .
7. Tosaíocht a thabhairt do phleanáil ghnó.
Caitheann a lán úinéirí gnó beag a laethanta ag gníomhú agus ag imoibriú - agus iontas orthu cén fáth go bhfuil siad cosúil le bheith ag sníomh a gcuid rothaí. Cuid thábhachtach den bhainistíocht oifige is ea pleanáil ghnó agus is gá go mbeadh sé mar chuid de do ghnáthamh rialta bainistíochta oifige.
Caitheann úinéirí gnóthas rathúla ama gach seachtain ar phleanáil ghnó, agus úsáideann siad go leor seisiúin phleanála gnó laethúla mar uirlis chun socrú spriocanna agus fás.
Is iontach an treoir pleanála gnó seo é chun do chuid iarrachtaí pleanála gnó a chur ar bun; leagann sé creat pleanála gnó do do ghnóthas bheaga agus soláthraíonn sé acmhainní ar gach rud ó ráiteas físe a scríobh trí na rialacha maidir le spriocanna gnó a leagan síos .
Má tá foireann agat, bíonn siad páirteach i bpleanáil ghnó , go foirmiúil nó go neamhfhoirmiúil.
Feicfidh tú Grá an Difríocht
Ná lig an chaos isteach ar ghnó a dhéanamh. Nuair a thosaíonn tú ag feidhmiú na seacht phrionsabal seo maidir le dea-bhainistíocht oifige, beidh tú iontas ar an difríocht a dhéanann dea-bhainistíocht oifige - agus cé mhéad gnó a dhéanann tú.
Féach freisin:
Cén fáth gurb é an Ríomhaireacht Bhruach is Fearr do Ghnóthais Bheaga