Leideanna Bainistíochta Comhad le haghaidh Comhaid Dhigiteacha
Chomh maith le doiciméid a stóráil go háitiúil ar ríomhairí ríomhairí, ríomhairí glúine nó gléasanna soghluaiste tá níos mó agus níos mó ag baint úsáide as an scamall le haghaidh iarratais ghnó bunúsacha agus stóráil comhaid. (Féach Cén fáth a bhfuil Cloud Ríomhaireacht oiriúnach do Ghnólachtaí Beaga agus 5 Míbhuntáiste a bhaineann le Cloud Ríomhaireacht. )
Is é an gá atá le go leor gnólachtaí cáipéisí a roinnt idir fostaithe a bheith níos casta ar an gceist stórála.
Taobh istigh de oifig, is gnách é seo a bhaint amach trí fhreastalaí comhad nó gléas stórála ceangailte (NAS) a úsáid. Má tá rochtain soghluaiste roinnte ag teastáil, is féidir na doiciméid a stóráil sa scamall agus a roinnt trí cheadanna rochtana a shannadh. Is féidir leis an toradh seo go léir a bheith bainistíochta comhaid le cuid de dhoiciméid duine a stóráiltear sa scamall agus cuid acu go háitiúil, agus fiú cáipéisí aonair a stóráiltear ach amháin in aon áit nó an ceann eile.
Is í an eagraíocht an Príomh-Bhainistíocht Comhad Leictreonach
Cibé áit a stóráiltear na doiciméid, tá sé tábhachtach iad a choinneáil eagraithe agus cothrom le dáta. Is é sprioc na bainistíochta comhaid leictreonacha ná a chinntiú gur féidir leat teacht ar an méid atá á lorg agat, fiú má tá tú ag lorg é i ndiaidh a chruthú.
Tá an chuid is mó de na gnólachtaí gnó ag an am céanna nó go ceann eile ar an gcontúirt go bhfuil glaoch ag an gcustaiméir agus gan a bheith in ann an sonrasc ábhartha nó cáipéisí tábhachtacha custaiméara eile a aimsiú go tapa.
Mar an gcéanna, tá an-íogair ag scrambling thart ag deireadh na bliana ag iarraidh teacht ar dhoiciméid a bhaineann le cuntais chuideachta don chuntasóir nó níos measa fós, an fear cánach .
Tá eagrú ceart doiciméid dhigiteacha ríthábhachtach i dtimpeallacht chomhroinnte - má tá ceann de do chuid fostaithe as láthair (go sealadach nó go buan!) Ba cheart duit a bheith in ann aon doiciméid a chruthaigh nó a bhainistíonn an duine sin a aimsiú go héasca.
(Tabhair faoi deara go bhfuil cúis amháin níos mó ag baint le caillteanas a d'fhéadfadh a bheith ann maidir le sonraí a bhaineann le fostaithe dífhostaithe agus fágtha chun sonraí do ghnó a chosaint. Féach 6 Rialacha um Chosaint Sonraí Gnó ).
Cabhróidh na leideanna bainistithe comhad seo leat rochtain a fháil ar do chuid comhad:
1. Bain úsáid as na fillteáin shuiteáil réamhshocraithe do chomhaid chláir.
Úsáid na suímh réamhshocraithe nuair a shuiteáiltear cláir iarratais. Faoi Windows, de réir coinbhinsiún comhaid clár iarratais cónaí faoin eolaire (Drive Drive:) -> Clár Comhaid eolaire. Tá mearbhall agus gan ghá le hiarratais a shuiteáil in áiteanna eile.
2. Áit amháin do na doiciméid go léir.
Cuir na doiciméid go léir faoi fhillteán "root" amháin. Maidir le húsáid amháin i dtimpeallacht Windows, is é an t-ionad réamhshocraithe ná fillteán na Doiciméid.
Déan iarracht an rud céanna a dhéanamh i dtimpeallacht comhroinnte. Cruthaigh fillteán fréimhe amháin (ar a dtugtar "Doiciméid Roinnte" mar shampla) agus na doiciméid go léir a stóráil i bhfillteáin fo-taobh istigh den fhillteán fréimhe. Nuair a bhíonn suíomh amháin le haghaidh na doiciméid leictreonacha go léir, bíonn sé níos éasca rudaí a aimsiú agus cúltacaí agus cartlanna a reáchtáil.
3. Fillteáin a chruthú in ordlathas loighciúil.
Seo iad na tarraiceáin do chomh-aireachta comhdaithe do ríomhaire, mar sin de. Úsáid teanga shimplí chun do chuid fillteán a ainmniú; ní mian leat a bheith ag féachaint ar an liosta seo de na fillteáin sa todhchaí agus ag smaoineamh ar cad "CCT" nó cibé giorrúchán suimiúil eile a chruthaíonn tú.
4. Fillteáin nead laistigh d'fhillteáin.
Cruthaigh fillteáin eile laistigh den phríomhfhillteán seo de réir mar is gá. Mar shampla, d'fhéadfadh go mbeadh fillteáin ar a dtugtar "2018", "2017" agus "2016" i bhfillteán ar a dtugtar " Sonraisc ". D'fhéadfadh fillteán "sonraí custaiméara" agus "comhfhreagras" fillteán a ainmníodh do chliant . Is é an sprioc ná gach comhad a bheith i bhfillteán seachas go bhfuil comhad mór dílleachtaí liostaithe agat.
Ná déan, áfach, struchtúir fhillteán fillteán atá casta go domhain. Nuair is féidir, bain úsáid as ainmneacha comhaid tuairisciúla ina ionad.
5. Lean na coinbhinsiúin ainmnithe comhad.
Ní cheadaíonn roinnt córais oibriúcháin (mar shampla Unix) spásanna i gcomhad nó ainmneacha fillteán, mar sin é seo a sheachaint má tá timpeallacht ríomhaireachta measctha agat. Ina áit sin bain úsáid as na huaireachtaí mar shainmhínitheoir (eg Doe_John_Proposal.doc.) Carachtair eile ar nós /? <> \: * | Toirmisctear "^ i n-ainmneacha comhad nó fillteán faoi Windows.
Bain úsáid as ainmneacha comhaid tuairisciúla le haghaidh aithint agus aisghabháil éasca ach ní théann tú thar bord - tá teorainneacha fad ag ainmneacha comhad / cosáin a bhíonn éagsúil idir na córais oibriúcháin. Faoi Windows, is é 260 carachtar an fad iomlán cosáin do chomhad (m.sh. ainmneacha + fillteán litir an tiomána + ainm comhaid). Bain úsáid as giorrúcháin choitianta nuair is féidir, amhail Ean d'Eanáir nó Corp don Chorparáid.
6. Bí ar leith.
Tabhair comhaid leictreonacha loighciúil, ainmneacha sonracha agus cuirtear dátaí san ainm comhaid más féidir. Is é an sprioc nuair a ainmnítear comhaid ná a bheith in ann a insint cad é an comhad a bhaineann gan é a oscailt agus a bheith ag breathnú. Mar sin, más litir í an doiciméad do chustaiméir ag cur in iúl dó go bhfuil an íocaíocht thar téarma, glaoch ar rud éigin cosúil le "overdue_20180115"; seachas rud éigin cosúil le "litir". Cén chaoi a mbeidh a fhios agat cé leis an litir gan é a oscailt?
Má tá tú ag comhaid a roinnt trí r-phost nó feistí iniompartha b'fhéidir gur mhaith leat go mbeadh eolas níos sainiúla ag an ainm comhaid, ós rud é nach gcuirfear an fhaisnéis fillteán san áireamh leis an gcomhad comhroinnte. Mar shampla, má tá cónaí ar do dhoiciméad i Mo Dhoiciméid \ Sonraisc \ 2017 \ Custaiméirí \ Doe_John_20180416.doc agus go bhfuil an comhad roinnte nó ríomhphoist, feicfidh an fhaighteoir go léir an Doe_John_20170416.doc agus ní fhéadfaidh sé a rá gur custaiméir é an comhad sonrasc gan é a oscailt.
7. Comhad mar a théann tú.
Is é an t-am is fearr chun doiciméad a chomhdú nuair a chruthaíonn tú é. Mar sin, bain úsáid as an bosca comhphlé "Sábháil Mar" chun do dhoiciméad a chomhdú chomh maith leis an ainm a chur air, agus é a chur san áit cheart sa chéad áit.
8. Déan do chuid comhad a ordú le do chuid áisiúlacht.
Má tá fillteáin nó comhaid a úsáideann tú go leor, bainfidh siad iad go barr an liosta comhad trí iad a athainmniú le! nó AA ag tús ainm an chomhaid.
9. Do chomhaid a scriosadh go rialta.
Uaireanta is léir cad atá sean ann mar shampla an fhillteáin darb ainm "Sonraisc" thuas. Más rud é nach bhfuil sé, coinnigh do chuid fillteáin gan scriosadh amach na seanchomhaid.
Ná scrios comhaid a bhaineann le gnó mura bhfuil tú cinnte go n-éileoidh tú an comhad arís. Ina áit sin, i do phríomhbhailiúchán fillteáin faoi do fhillteán fréamhacha, cruthaigh fillteán ar a dtugtar "Sean" nó "Inghníomhach" agus aistrigh seanchomhaid isteach nuair a thagann tú trasna orthu.
( Cé chomh fada is a chaithfidh tú Taifid Ghnó a choinneáil don GRC nó do IRS? Míníonn sé cé chomh fada is a chaithfidh tú taifid ghnó a choinneáil chun freastal ar d'oibleagáidí cánach.)
10. Cuir do chuid comhad ar ais go rialta.
Cibé an bhfuil tú ag cóipeáil do chuid comhad isteach ar thiomáint eile nó ar théip, tá sé tábhachtach a bhunú agus a leanúint ar ais go rialta. Féach na 3 Chéim ar Chóras Cúltaca Rathúil .
Déanann Dea-Bhainistíocht Comhad A Dhéanamh Cad é atá uait
Ba cheart go ndéanfaí bainistiú ar dhoiciméid leictreonacha mar chuid de straitéis foriomlán bainistíochta doiciméad do do ghnó. Ba cheart go mbeadh gach gné de dhoiciméid a láimhseáil i bplean bainistíochta doiciméad cuí, lena n-áirítear stóráil, aisghabháil, cúltacaí agus slándáil.
Is rud iontach é an fheidhm cuardaigh ach ní mheabhróidh sé an éascaíocht a bheith in ann dul go díreach chuig fillteán nó comhad. Má leanann tú na leideanna bainistíochta comhaid seo go comhsheasmhach, fiú amháin más rud é nach bhfuil a fhios agat cá bhfuil rud éigin ann, tá a fhios agat cén áit ar chóir é a bheith - buntáiste mór nuair a thagann sé chun teacht ar an méid atá á lorg agat. Sábhálfaidh dea-chleachtais bhainistíochta comhad d'am gnó agus d'airgead .