5 bealach a ghearradh síos ar an am a chaitheann tú comhdú
Ach ar an drochuair, is fuath liom é nó í, nuair a bhíonn gnóthas beag á reáchtáil agat, ní mór an comhdú a dhéanamh, nó go bhfaighidh tú go luath do dheasc ag titim faoi mheáchan an pháipéir go léir a choimeádann suas. Céard atá i gceist le comhdú a dhéanamh?
Tá dhá chur chuige ar an bhfadhb a d'fhéadfadh cabhrú leat.
Is féidir leat iarracht a dhéanamh do chuid ama a chomhdú chomh gearr agus is féidir (modh nach bhfuil foirfe déanta agam le blianta fada le hoifig a reáchtáil) nó a dhéanamh ar do chuid ama a bheith chomh spraoi agus is féidir (rud a choimeádfaidh mé ag iarraidh a dhéanamh). Breathnaímid ar leideanna chun an méid ama a chaitheann tú i ndáiríre a chomhdú ar dtús a ghearradh.
Shred agus athchúrsáil nuair is féidir
Is é an chéad cheist maidir le haon phíosa páipéir atá ag súil leat a bheith á gcomhdú ná "An bhfuil an doiciméad seo le comhdú?"
Is féidir le go leor de na doiciméid a thagann sa phost dul isteach sa screamhán díreach. Cad é an pointe i bhfógraí comhdaithe nó litreacha eolais ó chuideachtaí eile, mar shampla? Nuair a bhíonn tú ag plé leis an bpost, léigh píosa ríomhphoist uair amháin, déan cinneadh cibé an mbainfidh tú bliain de dhíth ort ó anois agus é a chomhadú nó a shíniú dá réir sin.
Tá seans maith go bhfuil tú ag comhdú go leor cóipeanna crua de dhoiciméid nach gá duit a chomhdú - agus níor chóir iad a phriontáil sa chéad áit.
Ní gá cóipeanna páipéir de shonraisc nó litreacha a chomhdú, mar shampla, má eagraítear do chuid comhad leictreonacha agus go leanann tú nósanna imeachta cúltaca cuí.
Mar sin, nuair a bhíonn tú ag dul i ngleic leis an gcód comhdú sin, shred an "páipéar is féidir leat beo gan".
Bain úsáid as córas comhdaithe a dhéanann níos mó ná cúiseanna oifige eile, ní níos deacra.
Baineann an chuid is mó den pháipéar a theastaíonn uaim a chomhdú leis an bpróiseas gnó a dhéanamh - agus ní mór na doiciméid seo a chur isteach sa chóras cuntasaíochta sula ndéantar aon ní eile leo.
Mar sin, in áit an t-admháil sin a fháil le haghaidh cartús toner printéir agus é a chomhdú faoi "P" i mo phríomh-chóras comhdaithe, cuirim isteach é i mo chóras comhdaithe "céad", sraith fillteáin a lipéadaítear de réir mhí agus bliain.
Mar shampla, má cheannaigh mé an datha toner i Meán Fómhair 2017, is é sin an comhad a théann sé isteach, chomh maith leis na billí, na fáltais agus na doiciméid ghnó eile a tharla laistigh den mhí sin. Ansin is ábhar simplí é a bheith ag obair tríd an bhfillteán ag deireadh na míosa agus déanfaidh sé na hiontrálacha cuntasaíochta go léir a chaithfear a dhéanamh (nó mura bhfuil tú ag déanamh é féin, an fillteán míosúil a chur ar aghaidh chuig do chuntasóir nó do chúltóir) .
Tabhair faoi deara go ndéantar gnó seirbhíse a reáchtáil againn, ní gnó miondíola, agus mar sin suí síos agus ag obair ar na cuntais uair amháin sa mhí ag obair domsa. Ní mór duit an smaoineamh fillteán míosúil a mhodhnú dá réir sin más gá duit do chuid cuntais a thabhairt cothrom le dáta níos minice.
Smaoinigh sula ndéanann tú comhad
Cad a tharlaíonn tar éis úsáid a bhaint as na fillteáin mhíosúla chun an cuntasaíocht a dhéanamh? Ní mór na doiciméid a aistriú chuig an gcóras comhdaithe "príomh". Ach seachas gach doiciméad a chomhdú ina n-aonar ag brath ar a theideal, tagann mé go loighciúil de réir an ghrúpa, nós imeachta comhdaithe a fhaigheann mé i bhfad níos tapúla.
Bímid ag breathnú eile ar shampla an datha toner printéir.
In ionad an admháil seo a chomhdú faoi "P" le haghaidh datha tóinéara printéir, ba mhaith liom an ceann seo a chomhdú faoi Soláthairtí Oifige - Fáltais, an áit chéanna ar mhaith liom doiciméid a chomhdú mar admháil le haghaidh bailiúcháin de nótaí iar-é nó admháil le haghaidh printéir páipéar. Ní hamháin go ndéanann sé seo comhdú níos tapúla ach déanann sé i bhfad níos éasca teacht ar dhoiciméid ina dhiaidh sin.
Bain úsáid as focail iomlána agus frásaí ar do lipéid fillteán comhaid, ní hamháin litreacha
Níl aon riail ann a deir go bhfuil tú ach teoranta do litreacha aonair nuair a chruthaíonn tú rannáin do chórais comhdaithe. Agus má dhéanann tú, tá tú ag déanamh do chomhdú go mall gan ghá agus casta. Déan do chóras comhdaithe a shaincheapadh ionas gur féidir leat tairbhe a bhaint as grúpa a chomhdú agus an suíomh ceart a aimsiú chun doiciméad a chur níos tapúla.
Mar shampla, seachas an chuid is mó de mo chóras comhdaithe a bheith lipéadaithe "C", tá "Comhaid Cliant" lipéadaithe agam freisin.
Eagraítear na comhaid laistigh de "Comhaid Cliant" aibítre. Is í an áilleacht a bhaineann le do chóras comhdaithe a shaincheapadh ar an mbealach seo gur féidir é a fhoroinnt agus a eagrú níos mó i gcónaí más gá duit. Mar sin, d'fhéadfadh go mbeadh rioscaí córais comhaid ag príomhchliant a lipéadaíodh lena hainm laistigh den rannóg "Comhaid Cliant" chun go mbeadh sé níos éasca doiciméid a aimsiú.
Sa sampla seo, ansin, léifeádh na lipéid ar an gcóras comhdaithe "B", "C", "Comhaid Cliant", "D" ... Féach cé mhéad níos éasca a thiocfaidh do chomhdú?
Comhartha comhdú eile chun do chomhdú a chur chun cinn: Ná déan dearmad an aibítir a shaincheapadh freisin. In áit ach "M" a bheith agat, lipéad amháin "Mc" freisin.
Coinnigh do chóras comhdaithe "chéad" gar agus áisiúil
Is é an rud eile eile maidir le córas comhdaithe dhá chéim a úsáid mar an ceann a thug mé síos thuas ná go dtiocfaidh sé i bhfad níos éasca an chéad chéim de do chóras comhdaithe (na fillteáin mhíosúla) a choinneáil gar do do shaothar oibre . Beidh tú i bhfad níos mó do pháipéir comhaid láithreach seachas iad a ligean suas má tá áit dhlúth eagraithe agat chun iad a chomhdú.
Mar sin, cuir do chuid fillteáin mhíosúla deiridh, reatha agus na míosa seo chugainn i tráidire nó bain úsáid as comhad concertina agus cuir é laistigh de fhad an lá i do spás oibre. Is é an chuid is mó de do chóras comhdaithe (is féidir leis an gcóras comhdaithe "príomh", mar a thugamar thuas é, a bheith ar fud an tseomra nó fiú i seomra difriúil go hiomlán, ach ar mhaithe leis an am a shábháil , níor cheart duit déan do chomhdú chéad chéim.
Conas Spraoi Comhdú a dhéanamh
Ba cheart go gcuideoidh na leideanna comhdaithe a thug mé duit go dtí seo leat an t-am a chaitheann tú a chomhdú agus an reo inchinne a chosc. Ach cad é mar a chuireann do chuid ama níos mó spraoi ar fáil?
I bhfírinne, is é an t-aon straitéis a tháinig mé anseo ná an bribe thar barr, agus mé féin ag fianán le fianán má fhaighim ar feadh tréimhse áirithe ama. Oibreoidh sé seo ach d'fhéadfadh go leor cúpla punt a chur air má tá go leor comhdaithe agat a dhéanamh.
Nó d'fhéadfá cur chuige níos ealaíne a ghlacadh, ag baint úsáide as gach dathanna difriúil le haghaidh do fillteáin comhad agus ag baint úsáide as clónna nó peannaireacht neamhghnách do na lipéid. Cibé an ndéanann sé seo níos mó spraoi do chomhdú, déanfaidh sé cinnte go mbeidh sé níos tarraingtí.
Agus a bhfuil a fhios aige? B'fhéidir gurb é an fhíric go bhfuil do chomhdú an oiread sin níos tapúla anois go mbeidh sé níos mó spraoi ag baint leis.