Máistir do Chóras Comhdaithe!
Tá sé ríthábhachtach an t-am a thógáil chun do chóras comhdaithe a eagrú. Cé go mbeadh grá ag gach duine oifig gan pháipéar a bheith acu, is é an réaltacht go bhfuil gá le go leor gnólachtaí beaga cáipéisí páipéir a stóráil, mar shampla sonraisc , fáltais , srl. Agus a bheith in ann iad a aisghabháil go héasca nuair is gá.
Tá fáltais comhdaithe i gceart go háirithe; is féidir le córas comhdaithe neamhspleách nó neamhspleách laethanta d'iarrachtaí breise a chur le ham cánach ioncaim mar nach bhfuil tú ag iarraidh a chailliúint ar asbhaintí cánach de bharr fáltais ar iarraidh.
Agus má tá do ghnó faoi réir iniúchta riamh agus mura bhfuil tú in ann na doiciméid riachtanacha a chur ar fáil mar thaca le do chostais, is dócha go ndiúltaítear d'éilimh agus d'athmheasúnú ar do thuairisceán cánach .
Mar úinéir gnó beag , ní mór duit a bheith in ann oibriú ar do dheasc go tapa agus go héasca . Cé gur deacair deacracht a dhéanamh ar chóras comhdú páipéir a bhunú, is tasc sách éasca é a d'fhéadfaí a dhéanamh níos éasca trí roinnt leideanna agus cleasanna a chomhdú.
Conas do Chóras Comhdaithe a Eagrú
(1) Suigh ar do dheasc ar feadh cúpla nóiméad agus fíoraigh amach cén áit a bhfaighidh tú rudaí instinctively.
Tá drawer agam ar dheis mo stáisiún oibre. Nuair a chuir mé mo chóras comhdaithe ar bun, ní raibh aon rud ann. Nuair a bhreathnódh mé pinn, piobairín nó mo stáplaí, ba é an chéad áit a bhreathnóim, cé go raibh a fhios agam go raibh sé folamh. Mar sin, go nádúrtha, chuir mé na pinn, na piobairíní agus an stáplaí sa drawer sin. Maidir liomsa, ba é an teach nádúrtha na nithe sin.
Cuirfidh gach duine chuige seo ar bhealach difriúil agus ní fhéadfaidh sé a bheith ag obair le duine eile. Tóg cúpla nóiméad chun suí síos ag do phríomh-spás oibre agus teacht ar threalamh, soláthairtí agus comhaid. Cabhróidh sé sin leat an láthair idéalach a bhunú chun na nithe sin a chomhdú duit féin.
(2) Anois go bhfuil a fhios agat cá bhfaighidh tú eolas go nádúrtha, caithfidh tú a chinneadh an mbeidh an córas fíordheimhnithe nó uimhriúil nó comhdú ábhar ag obair is fearr duitse.
Cén chaoi a eagróidh tú do pháipéar i gcatagóirí comhdaithe (ie costais, airgeadais, margaíocht )?
Cén chaoi a bhfaighidh tú páipéarachas a bhaineann le caiteachas gnó , mar shampla ráitis bhainc, billí fóntais, fáltais ó thaobh costais oifige, logaí míleáiste feithiclí , etc.? Cad mar gheall ar fhaisnéis do chustaiméirí - an ndéanann tú cuardach ar rudaí de réir ainm an chliaint? De réir an uimhir thagartha? Is céim chriticiúil é seo, mar a chinnfidh sé conas a leagfaidh tú amach do chóras comhdaithe. Nuair a bheidh tú tar éis a chinneadh na catagóirí a úsáidfidh tú, cinneadh a dhéanamh más gá duit dul níos faide agus fo-chatagóirí a chruthú. Déan seo sula n- cheannaíonn tú rud ar bith ar do chóras comhdaithe.
(3) Ar Aghaidh, déan amach do riachtanais stórála.
An bhfuil líon mór comhaid agat a bhfuil rochtain agat ar bhonn laethúil? An bhfuil rochtain agat ach ar do chuid comhad seachtainiúil? Cinnfidh na freagraí má tá sealbhóir comhaid deisce ag teastáil uait, comhdhéanamh comhlánaigh dhá drawer in aice le do dheasc nó ceathrar comh-aireachta comhdaithe calafoirt trastíre ar fud an tseomra.
Roghnaigh go cúramach. Ceadaigh fás nuair a bhíonn caibinéid comhdaithe á lorg agat - rud éigin a cheannach chun freastal ar dhóigh ar na comhaid a cheapann tú a bheidh agat anois. Cuirfidh sé seo teorainn leis an méid uaireanta a gcaithfidh tú do chóras comhdaithe a chur in ionad agus a atheagrú.
(4) Infheistiú a dhéanamh ar chóras maith lipéadaithe le haghaidh soiléire agus rochtain éasca.
Fágann sé go bhfuil sé in ann na lipéid comhaid a léamh go soiléir, ach beidh soiléiriú sa lipéadú ach níos mó ama comhdaithe duit ná mar a shamhlú.
Cuireann na cuideachtaí is mó a dhéanann lipéid teimpléid ar fáil a chomhtháthú leis na bogearraí próiseála focal is coitianta. B'fhéidir gur mhaith leat smaoineamh ar cheann de na córais bheaga lipéadaithe a fhéadann lipéid poist aonair a phriontáil freisin. De ghnáth is infheistíocht ciallmhar iad na hábhair a dhéanann dualgais dhúbailte.
(5) Anois tá tú réidh le fillteáin comhaid a cheannach.
Is é an infheistíocht is fearr fillteáin crochta daite a cheannach (déan cinnte go bhfuil na cluaisíní lipéad plaisteach san áireamh) agus fillteáin comhaid manila simplí. Is fearr fillteáin crochta daite ar dhá chúis:
- tá siad ar fáil go héasca
- déanann siad éasca catagóirí a aithint
Mar shampla, má chuireann tú gach comhad cliant i bhfillteáin crochta buí, faisnéis airgeadais i bhfillteáin ghorm agus aon rud a bhaineann le margaíocht i bhfillteáin dearg, is féidir leat a fheiceáil go héasca i gcás inar chóir duit comhad áirithe a lorg.
Simplí Is Fearr
Baineann prionsabal an KISS le córas comhdaithe a bhunú atá éasca le húsáid agus éasca le fás leis. Coinnigh Sé Simplí! Leagfaidh catagóirí ábhar leathan deis duit comhaid nua a chur leis go héasca agus tú ag fás, agus cuirfidh sé deireadh leis an ngá atá le do chóras comhdaithe a uasghrádú nó a atheagrú go rialta.
Agus é a choinneáil simplí, déanfaidh sé níos éasca do chuid páipéar agus comhaid dhigiteacha a chomhtháthú mar chuid de do chóras bainistíochta doiciméad iomlán.
Téigh Gan Pháipéar Nuair is Féideartha
Má tá tú ag iarraidh do ghnó a ghlanadh agus an t-aistriú a dhéanamh chuig "Oifig Gan Pháipéar" is féidir leat fáltais chaiteachais a scanadh agus iad a stóráil le do chuid faisnéise cuntasaíochta digiteach eile. Éascóidh cuid de na hiarratais bhogearraí cuntasaíochta atá bunaithe ar scamall nua seo trí apps soghluaiste a ligeann duit sreabhadh fón póca a fháil ar fhaoiseamh ar chostas agus iad a thaifeadadh ar an eitilt (féach an Bogearraí Cuntasaíochta is Fearr do Ghnólachtaí Beaga Cheanada ).
Coinnigh i gcuimhne go bhfuil cóipeanna páipéir nó íomhánna digiteacha d'fháltais chaipitil inghlactha i gcoitinne ag Gníomhaireacht Ioncaim Cheanada (CRA) ar choinníoll go bhfuil siad inléite go soiléir. Mura bhfuil, féadfaidh an CRA éileamh ar na cáipéisí bunúsacha a fheiceáil le linn iniúchta nó gnáthaimh a iarraidh ar cháipéisíocht, mar sin ba chóir na bunúsacha a choinneáil i gcónaí don am forordaithe. (Féach Cén fhad a gcaithfidh mé mo thaifid ghnó a choinneáil? Le haghaidh tuilleadh faisnéise.)