Conas córas bainistíochta doiciméad a chruthú do ghnólachtaí beaga
I gcás go leor gnóthaí, tá fócas bainistíochta doiciméad ar eagrú agus ar stóráil doiciméid. Is mian leo a bheith in ann doiciméid a stóráil ar bhealach eagraithe agus slán a ligeann doiciméid a fháil go héasca fós.
Taispeánfaidh an t-alt seo duit conas córas bainistíochta doiciméad a chruthú a dhéanann go díreach.
Má chláraíonn tú "bainistíocht doiciméad" isteach in aon inneall cuardaigh, gheobhaidh tú liostaí fada de réitigh "bainistíochta doiciméad", a bhfuil go leor bogearraí nó apps a fhógairt na buntáistí a bhaineann le hoifig gan pháipéar a bheith acu.
Dearadh bogearraí nó apps bainistíochta doiciméid, áfach, chun feabhas a chur ar láimhseáil do ghnó ar chomhaid leictreonacha . Is í an fhadhb atá ann ná go gcaithfidh go leor gnólachtaí beaga déileáil le meascáin de shonraí sean-aimseartha ar pháipéir agus ar chomhaid leictreonacha - agus i gcásanna áirithe, tá an méid sonraí páipéir i bhfad níos mó.
Ba é réiteach amháin ar an bhfadhb maidir le timpeallacht sonraí measctha a bheith ann ná córas íomháithe doiciméad a úsáid chun doiciméid uile do ghnó a thiontú go foirm leictreonach. Ach tá sé seo ró-chostasach agus a chaithfidh t-am le go leor gnólachtaí beaga.
Is é an dea-scéal ná gur féidir leat bunúsacha córas bainistíochta doiciméad a chur i bhfeidhm gan aon bhogearra speisialta a cheannach nó ag dul trí íomháithe doiciméid mórdhíola.
Ní gá go mbeadh an córas casta; ní mór duit ach roinnt ama a infheistiú agus é á phleanáil agus á chur i bhfeidhm.
Conas córas bainistíochta doiciméad a chruthú
Tá trí chéim i gceist le córas bainistíochta doiciméad a bhunú;
- plean bainistíochta doiciméad a chruthú,
- an plean bainistíochta doiciméad a chur i bhfeidhm,
- agus ina dhiaidh sin.
Is éard atá sa chéad chéim, an plean a chruthú, na ceithre cheist seo a fhreagairt:
Cad iad na rialacha maidir le doiciméid a chruthú?
Sonraisc , íoc litreacha meabhrúcháin, bróisiúir díolacháin, r-phost, cláir chomhardaithe , scarbhileoga, tuarascálacha - Cruthaíonn gach gnólacht cáipéisí éagsúla le linn gnó a dhéanamh agus a choinneáil. Agus chun rudaí a eagrú a choinneáil, ní mór do gach gnólacht rialacha a bhunú chun cáipéisí a chruthú.
Mar shampla, an bhfuil teimpléid intí ann do chuid de do chuid doiciméid chaighdeánacha gnó, mar shampla litreacha agus sonrasc, agus cén áit a bhfuil siad lonnaithe?
An bhfuil treoir stíl intí ann a chaithfear a leanúint?
Ar chóir doiciméid nua a bheith dátaithe agus / nó stampála ama?
Cad iad na nósanna imeachta ba cheart a leanúint chun cáipéisí a roinnt nó a athbhreithniú?
I gcás roinnt gnólachtaí beaga, is é an t-aon phointe maidir le cruthú cáipéisí a bheidh i gceist nuair atá na teimpléid do dhoiciméid ghnó éagsúla suite agus conas iad a úsáid. Ach má tá cruthú doiciméad i do ghnó i gceist le daoine difriúla a bheith ag comhoibriú ar dhoiciméid, ag athbhreithniú nó ag nuashonrú, beidh ort roinnt ama a chaitheamh ag cinneadh a dhéanamh ar conas ba chóir na rudaí seo a dhéanamh chun éifeachtacht agus comhsheasmhacht a áirithiú.
Conas a stórálfaimid doiciméid?
Tá dhá ghné i ndáiríre leis an gceist seo.
Ar an gcéad dul síos tá gnéithe fisiciúla stórála. Fiú má tá do ghnóthas beag doiciméid a stóráil i gcabinéid a chomhdú, tá costais a bhaineann le stóráil; ní hamháin an costas atá ag na caibinéid comhdaithe féin, ach an costas ama a chomhdaíonn tú féin agus / nó do chuid fostaithe doiciméid nó téigh go dtí iad a aisghabháil. Go deimhin is dócha gurb é an costas is mó a bhaineann le stóráil, don chuid is mó de ghnólachtaí beaga, an t-am a chailltear nuair atá daoine ag lorg cáipéisí.
Is é an dara gné de dhoiciméid a stóráil ná eagraíocht; cén chaoi a ndéanfar na doiciméid a chomhdú? Is í an eochair do dhoiciméid a chomhdú ná cleachtais bhainistíochta comhad a leanúint.
Ní mór duit a fhios freisin conas a thaifidfidh tú doiciméid. Cén chaoi a láimhseálann tú comhaid atá as dáta nó díreach réidh le bogadh go dtí an dón ar ais i do chóras bainistíochta doiciméad?
I dtosach gach bliana, mar shampla, téann mé trí na comhaid éagsúla a bhaineann le hobair ar mo ríomhaire, agus iad siúd nach bhfuil ann faoi láthair a chaitheamh, agus fillteáin nua a lipéadaítear de réir bliana agus / nó ábhar, ag aistriú comhaid mar is gá.
Is féidir an rud céanna a dhéanamh le comhaid pháipéir; níl sé deacair doiciméid sean (er) a bhaint as fillteán comhaid agus lipéad agus cruthaigh ceann nua le "Sean" sa teideal. Tugann roinnt bogearraí roghanna cartlainne uathoibríoch. Ceadaíonn Microsoft Outlook, mar shampla, sean-ríomhphost a thailiú.
Conas is féidir le doiciméid aisghabhála a shimpliú?
Is é an cheist seo croílár do chórais bainistíochta doiciméid. I suirbhé a rinne Leger Marketing do Xerox Canada, dúirt úinéirí agus bainisteoirí SMB Cheanada ar an meán gur chostas sé $ 2,152 in aghaidh na bliana chun cáipéisí a bhainistiú agus a stóráil agus thart ar uair an chloig sa lá chun cuardach a dhéanamh ar na doiciméid seo (globeandmail.com).
Arís eile, is féidir le dea-chleachtais comhdúcháin dul ar bhealach fada chun an fhadhb a réiteach. Gheobhaidh tú tús le hailt na Bainistíochta Sonraí ar an suíomh seo. Má dhéanann tú rudaí cosúil le coinbhinsiúin ainmnithe dian a leanúint go comhsheasmhach, mar shampla, beidh na doiciméid i bhfad níos éasca a fháil.
Agus cibé an bhfuil tú ina dhílseánach aonair a oibríonn tú féin nó úinéir gnó le fostaithe , molaim go gcruthófaí Liosta Suímh Comhaid , rud a chuirfidh i gcuimhne d'úsáideoirí nuair a théann cineálacha áirithe comhaid - agus cáipéisí áirithe a aimsiú. Má tá do ghnó cosúil leis an chuid is mó, déan dearmad a chur san áireamh an mbeidh an comhad ar do chóras ríomhaireachta, ar fhreastalaí intí, sa scamall , nó má tá sé i bhfoirm pháipéir comhdaithe i suíomh fisiceach, mar shampla comh-aireachta comhdaithe. Mar shampla, is dócha go n-úsáideann tú íomhánna, físeáin nó fiú grianghraif páipéir i mo ghnó. B'fhéidir go mbeadh iontráil i do Liosta Suímh Suímh:
Íomhánna / físeán digiteacha: ríomhaire (nó freastalaí) - tiomáint E: / grianghraif - comhad sa bhfillteán ábhar cuí
Grianghraif páipéir: comh-aireachta a chomhdú 3 - Grianghraif - alfa de réir ábhair
Ba chóir lipéid roinnte líonra nó scamall a lipéadú de réir na n-ábhar mar ba chóir dóibh líníochtaí comh-aireachta a chomhdú.
Conas is féidir linn ár gcuid doiciméid a shlánú?
Tá an chéad líne cosanta maidir le slándáil doiciméad a dhaingniú go fisiciúil ar an áitreabh gnó féin. Caithfidh córais slándála a bheith ag gach gnólacht, mar shampla córais aláraim, - fiú gnóthais sa bhaile .
Féadfaidh gnólachtaí a bheith ag teastáil nó ag iarraidh infheistíocht a dhéanamh i bhfeistí slándála eile, mar shampla barraí / griopaí fuinneoige, ceamaraí slándála agus / nó seirbhísí patróil. Is féidir leat an t-am a chaitheamh ar mian leat pasfhocail a chruthú agus comhaid a chryptú le hiarracht chun do chuid comhad leictreonacha a chosaint, ach níl sé i bhfad más rud é gur féidir le duine dul i ngleic le do ríomhaire agus a ghoid le tiomáint crua.
Ba chóir gach caibinéid comhdaithe a ghlanadh agus a choinneáil faoi ghlas i ndiaidh uaireanta oibre (agus faoi ghlas ag am lóin mura mbeidh aon duine iontaofa in aice láimhe).
Baineann nósanna imeachta slándála ginearálta do dhoiciméid leictreonacha le doiciméid a choimeád go rialta agus cúltacaí doiciméad a choinneáil áit éigin eile seachas an tiomáint chrua céanna ina bhfuil na doiciméid bhunaidh suite. Is fearr an suíomh lasmuigh a chosaint i gcoinne do chuid sonraí gnó a dhíothú ag tubaistí nádúrtha - ach cúis eile ar a bhfuil an scamall oiriúnach don ghnó .
D'fhéadfadh gnólachtaí beaga le comhghleacaithe nó fostaithe a roinnt ar an líonra ríomhairí céanna rochtain a fháil ar roinnt úsáideoirí a shrianadh ionas nach féidir leo ach cuid de acmhainní an ghréasáin a úsáid nó a fheiceáil. Mar shampla, b'fhéidir go mbeadh líonra nó comhadlann sciath scamall agat ar a dtugtar "Cuntasaíocht" a bhfuil srian le rochtain aige ar bhainistíocht amháin Fiú má tá cead ag úsáideoir rochtain a fháil ar acmhainn, ar nós iarratas, is féidir doiciméid áirithe a bheith faoi chosaint pasfhocal. Is féidir ábhar na gcáipéisí a chriptiú freisin, gan a bheith inrochtana ach dóibh siúd a bhfuil an eochair criptithe riachtanach acu.
Is bagairt eile do shlándáil sonraí é goid fostaithe. Ba cheart go ndéanfadh gnólachtaí beaga le fostaithe gné polasaithe a sheiceáil agus seiceálacha cúlra a fháil ar fhostaithe.
Cur i bhfeidhm do Chóras Bainistíochta Doiciméid
Nuair a chruthaigh tú do phlean bainistíochta doiciméid trí na ceisteanna thuas a fhreagairt, tá tú réidh chun é a chur i bhfeidhm, ag cinntiú go bhfuil a fhios ag gach ball foirne ar shonraí chóras bainistíochta doiciméad do ghnó agus go leanann siad nósanna imeachta cuí nuair a chruthaítear, a stóráil agus a aisghabháil cáipéisí.
Caithfidh tú a bheith cinnte go leanann gach duine a thagann isteach agus a úsáideann cáipéisí laistigh d'eagraíocht trí rudaí a dhéanamh, mar shampla ainmniú agus stóráil doiciméid go cuí. Déan seiceáil ar bhonn rialta chun tástáil a dhéanamh ar féidir comhaid áirithe a fháil go héasca agus chun cosaint a dhéanamh ar mhífiling.
Is féidir leat córas bainistíochta doiciméad a chur ar bun in aghaidh an lae ach cuirfear é i bhfeidhm go comhsheasmhach le himeacht ama agus beidh sé mar phríomhthuiscint dá rath. Tá na luach saothair ollmhór - ábalta teacht ar an méid is mian leat a fháil nuair is mian leat é agus an suaimhneas intinne.