Gach bliain, ceanglaítear ar fhostóirí tuarascáil a sheoladh chuig fostaithe a léiríonn a gcuid pá agus asbhaintí iomlána, mar sin is féidir leis na fostaithe an fhaisnéis maidir lena dtuairisceáin chánach ioncaim a áireamh. Ní mór na tuarascálacha a chomhdú freisin leis an Riarachán Slándála Sóisialta. Is foirm W-2 é an tuarascáil seo.
Sula ndéanann tú foirmí W-2 a ullmhú agus a sheoladh chuig fostaithe agus leis an Riarachán Slándála Sóisialta, lean na céimeanna seo chun a chinntiú go dtéann gach rud go réidh.
01 - Bí cinnte go bhfuil Oibrithe Classifieded ceart agat mar Fhostaithe
Is oibrí é fostaí a dhéanann obair ar threoir fostóra. Go ginearálta, is fostaí é duine ar bith a dhéanann seirbhísí d'eagraíocht más féidir leis an eagraíocht rialú a dhéanamh ar an méid a dhéanfar agus conas a dhéanfar é.
Ar an láimh eile, is duine aonair nó gnó atá ag conraitheoir neamhspleách a sholáthraíonn seirbhísí do dhuine aonair nó do ghnó eile. Is eintiteas gnó ar leith é an conraitheoir neamhspleách agus ní mheastar gur fostaí é. Roinnt samplaí de chonraitheoirí neamhspleácha ná comhairleoirí, gníomhairí nó bróicéirí. Is minic go mbíonn obair conraitheoirí neamhspleácha teagmhasach nó neamhriachtanach don ghnó; mar shampla, seirbhís ghlanadh, próiseálaí párolla, nó seirbhís TF.
Léigh tuilleadh faoi oibrithe a rangú mar fhostaithe nó conraitheoirí neamhspleácha , agus dul i gcomhairle le aturnae fostaíochta le haghaidh cúnamh.
02 - Seiceáil Dáileadh Dáileadh agus Dátaí Comhdaithe don Bhliain Reatha
Tá baint ag dhá chéim sa phróiseas W-2. Is é an chéad chéim ná na foirmeacha W-2 a dháileadh d'fhostaithe. Is é an dara céim ná na foirmeacha seo a chomhdú leis an Riarachán Slándála Sóisialta. (SSA)
Is é 31 Eanáir an spriocdháta don dáileadh dá bhfostaithe agus a chomhdú leis an SSA an bhliain ina dhiaidh sin. Is spriocdháta nua níos luaithe é seo chun go mbeidh an comhdú SSA curtha ar bun chun cabhrú le calaois cánach a sheachaint. Léigh tuilleadh faoi spriocdhátaí W-2 agus 1099.
Déan cinnte go dtugann tú a gcuid foirmeacha d'fhostaithe go luath in Eanáir, agus mar sin tá siad in am athbhreithniú a dhéanamh orthu, chun earráidí a chosc.
03 - Seiceáil Foirmeacha W-4 d'Fhostaithe
Éilítear ar fhostóirí foirm W-4 a bheith acu ar chomhad do gach fostaí i gcónaí. Cuimsíonn Foirm W-4 an fhaisnéis is gá chun méid cúltaca cánach ioncaim cónaidhme fostaí a chinneadh, ag baint úsáide as stádas pósta, líon cleithiúnaithe, agus aon suimeanna breise le coinneáil siar.
Ní mór Foirm W-4 a chomhlánú ar fruiliú agus ag aon am is mian leis an bhfostaí athrú a dhéanamh. Ba cheart don fhostaí an fhoirm W-4 a athrú má athraíonn faisnéis phearsanta an fhostaí (lena n-áirítear stádas pósta agus líon cleithiúnaithe) nó má athraíonn seoladh an fhostaí. Féadfaidh an fostaí an fhoirm W-4 a athrú ag am ar bith chun an méid aisghabhála a athrú .
Gach bliain roimh dheireadh na bliana, ba cheart d'fhostóirí a iarraidh ar gach fostaí athbhreithniú a dhéanamh ar an bhfoirm W-4 chun a chinntiú go bhfuil an fhaisnéis phearsanta cruinn.
Ag cinntiú go mbeidh faisnéis chruinn agus reatha ag fostaithe cinnte ar Fhoirm W-4 cabhróidh tú leat foirmeacha W-2 a ullmhú agus a dháileadh.
04 - Bailigh Faisnéis Párolla le haghaidh Foirmeacha W-2
Ar dtús, beidh ort faisnéis bhunúsach de dhíth ar do chuideachta maidir le gach foirm W-2:
- Uimhir aitheantais fostóra do chuideachta
- Ainm, seoladh, agus cód zip an ghnó
- Agus uimhir aitheantais chánach stáit do chuideachta
Ansin, beidh ort faisnéis a bhailiú faoi gach fostaí, faisnéis phearsanta agus faisnéis phárolla araon:
- Ainm agus seoladh an fhostaí agus an uimhir slándála sóisialta nó uimhir aitheantais chánach eile
- Méid a íocadh leis an bhfostaí sin: pá iomlán, leideanna, agus cúiteamh eile
- Méid cánach ioncaim cónaidhme a choinneáil siar
- Pá slándála sóisialta (suas le huasmhéid an tSlándála Sóisialta don bhliain)
- Aisghabháil pá agus leideanna Medicare agus cáin Medicare, lena n-áirítear an cáin Medicare breise d'fhostaithe ar ioncam ard.
- Leideanna fostaithe leithdháilte a íoctar
- Sochair chúraim chleithiúnacha a íocadh, agus sochair eile atá inchánach don fhostaí
- I gcás gach stát ina raibh an fostaí ag obair, coinníodh siar le pá agus leideanna an stáit a íocadh agus cáin ioncaim an stáit
- Aisghabháil pá agus leideanna áitiúla a íocadh agus cáin ioncaim áitiúil.
05 - Athbhreithniú a dhéanamh ar W-2 Próiseáil - Conas a dhéanfar W-2 a chruthú?
Má tá do chuideachta nua le próiseáil párolla, nó má tá athrú tagtha ar do staid phárolla le déanaí, is maith an rud é athbhreithniú a dhéanamh ar an bpróiseas chun tuarascálacha deireadh bliana a aimsiú, a chomhlánú agus a dháileadh ar fhostaithe. Is féidir leat foirmeacha W-2 a fháil ó stór soláthair oifige, do CPA, ó bhogearraí cánach nó cuntasaíochta, nó ón IRS.
Nóta: Ní féidir leat foirmeacha W-2 a íoslódáil ón IRS nó in áit eile ar an Idirlíon. Tá cóip A den fhoirm W-2 i dath ar leith de dúch dearg agus ní féidir é a dhúbailt. Ní mór duit an fhoirm IRS shonrach de Cóip A a chomhdú leis an Riarachán Slándála Sóisialta (is é seo an cóip a choinníonn tú agus a chomhdaíonn tú leis an Slándáil Shóisialta ag deireadh mhí Feabhra).
Seo roinnt roghanna chun foirmeacha W-2 a ullmhú:
- Ag baint úsáide as bogearraí cuntasaíochta . Mura bhfuil ach cúpla fostaí agat agus úsáideann tú bogearraí cuntasaíochta, b'fhéidir go mbeidh tú in ann breiseán a cheannach chun foirmeacha W-2 a ullmhú ag baint úsáide as an mbogearraí seo.
- Ag baint úsáide as bogearraí ullmhúcháin cánach. Má úsáideann tú ceann de na cláir bogearraí coitianta um ullmhú cánach, ar líne nó i leagan deisce, agus má cheannaigh tú an leagan gnó de na bogearraí seo, seiceáil le fáil amach an bhfuil próiseáil W-2 san áireamh. Tá alt maidir le hathbhreithnithe bogearraí cánach ag Shirley Elmblad, Treoir maidir le Bogearraí Airgeadais
- Ag baint úsáide as foirmeacha ceannaithe W-2 . Tá foirmeacha W-2 réamhphriontáilte ag na príomhchuideachtaí soláthair oifige le húsáid le bogearraí ar CD a ligeann duit an fhaisnéis a ionchur do na foirmeacha seo de láimh agus iad a phriontáil amach ar do chlóiteoir.
Ba cheart go mbeadh foirmeacha tarchuir W-3 i gceist leis an modh a úsáideann tú chun foirmeacha W-2 a chomhlánú agus a phriontáil.
06 - Déan cinneadh ar conas Foirmeacha W-2 a dháileadh d'Fhostaithe
Nuair a chruthaigh tú foirmeacha W-2, is é an chéad chinneadh eile duit conas iad a dháileadh ar fhostaithe. Cuimhnigh gurb é 31 Eanáir den bhliain tar éis na bliana cánach an spriocdháta le haghaidh dháileadh W-2 a dháileadh d'fhostaithe. Mar shampla, tá fostóirí a bhí ag teastáil chun 2016 bliain chánach W-2 a dháileadh suas go dtí 31 Eanáir, 2017, chun iad a dháileadh.
Tá dhá rogha agat chun foirmeacha clóite W-2 a dháileadh d'fhostaithe: iad a phostáil nó iad a dháileadh chuig fostaithe go pearsanta. Má roghnaíonn fostaí a bhfoirm W-2 go pearsanta, b'fhéidir gur mhaith leat an comhalta a shíniú go bhfuarthas an fhoirm, chun ceisteanna a sheachaint faoi cibé an ndearnadh é seo.
07 - Seiceáil le haghaidh Earráidí Sula dTéann tú Seol Foirmeacha W-2 d'Fhostaithe
Chun na ceisteanna a íoslaghdú agus foirmeacha W-2 a sheoladh arís, seiceáil na foirmeacha W-2 le haghaidh earráidí, ag baint úsáide as an seicliosta seo. I measc na n-earráidí Coiteann W-2 tá úsáid a bhaint as foirm na bliana mícheart, gan mainneachtain faisnéis a chur san áireamh, faisnéis a chur sa bhosca mícheart, agus má theipeann orthu deireadh a chur le cúltaca Slándála Sóisialta ag an uasmhéid.
08 - Iarratais ar fhostaithe a láimhseáil ar fhoirm dhúbailte W-2
Is minic go gcuireann fostaithe foirmeacha W-2 isteach nó a chaillfidh siad agus féadfaidh siad teacht ar do roinn párolla ag iarraidh cóip dhúbailt dá bhFoirm W-2. Sula ndéanann tú foirmeacha W-2 a dháileadh agat, déan machnamh ar an gcaoi a ndéileálfaidh tú leis na hiarratais seo:
- Má tá na foirmeacha clóbhuailte agat go hinmheánach, is féidir leat an fhoirm W-2 a athchló a dhéanamh ach é a thabhairt don fhostaí nó a chur chuig an bhfostaí.
- Má d'ullmhaigh seirbhís phárolla lasmuigh den fhoirm, féadfaidh siad tú a ghearradh ar chostas an athchló agus an fhoirm a sheoladh. B'fhéidir gur mhaith leat fostaithe a ghearradh ar an gcéad dhúbailt, nó an dara dúblach i mbliain (a tharlaíonn sé!).
Cibé rud a shocraíonn tú, is smaoineamh maith é do pholasaí a chur in iúl maidir le foirmeacha dúbailte d'fhostaithe. D'fhéadfadh sé gur cosúil go bhfuil foirmeacha dúbailte i gceist le foirmeacha dúbailte, ach d'fhéadfadh sé laghdú ar líon na bhfoirmeacha caillte a gcaithfidh tú déileáil leo.
09 - Comhdú Foirmeacha W-2 agus W-3 leis an Riarachán Slándála Sóisialta
Tar éis duit cinneadh a dhéanamh maidir le foirmeacha W-2 a ullmhú agus na foirmeacha seo a dháileadh d'fhostaithe (faoi 31 Eanáir den bhliain tar éis na bliana cánach), is é an chéad chinneadh eile duit cinneadh a dhéanamh ar conas na foirmeacha seo a chomhdú leis an Riarachán Slándála Sóisialta (SSA) .
Ní mór na foirmeacha W-2 uile a chomhdú leis an Riarachán Slándála Sóisialta, chomh maith le foirm tharchurtha W-3 . Dhá rogha chun na foirmeacha seo a chur isteach:
- Is féidir leat comhad a dhéanamh ar líne ag an Rannóg Seirbhísí Gnó Ar Líne ar láithreán gréasáin na Slándála Sóisialta. Beidh ort clárú ar dtús, agus comhlánaigh na foirmeacha cuí ar líne. Má chomhdaíonn tú ar líne leis an BSO, ní gá duit foirmeacha W-3 a chur san áireamh.
- Is féidir leat freisin foirmeacha comhlánaithe W-2 a chomhlánú chomh maith le Foirm W-3 chuig an Riarachán Slándála Sóisialta.
10 - Seiceáil na Rialacháin Stáit maidir le Dáileadh Foirmeacha W-2
Nuair a chomhlánaíonn tú foirm W-2 d'fhostaí, tá cuid amháin den fhoirm sin (Cóip 1) ainmnithe le cur faoi bhráid an stáit ina n-oibríonn an fostaí. Má oibríonn an fostaí i níos mó ná stát amháin, beidh ort cóip den fhoirm W-2 a chur isteach i ngach stát.
Tá ceanglais dhifriúla ag gach stát maidir le foirmeacha W-2 a chur isteach agus aon fhoirm tarchuir. Seiceáil le d'údarás cánach do stáit nó d'roinn ioncaim stáit chun riachtanais an stáit a fhoghlaim.
Suas chun dáta: Tá go leor stáit ag cloí leis an spriocdháta nua roimhe seo d'Eanáir 31 le comhdú W-2 leis an SSA.
Léigh tuilleadh faoi na cánacha párolla stáit.