I gcás go leor gnóthaí, ní fhaigheann an roinn cuntais iníoctha go leor aird mura rud é go dtéann rud éigin mícheart. Mar sin féin, tá go leor le fáil ón roinn cuntais iníoctha atá á reáchtáil go maith. Ar an gcéad dul síos, tá a lán fadhbanna a d'fhéadfadh teacht as ceann amháin atá ag caitheamh le chéile. Is minic go mbíonn tionchar ollmhór ag an roinn seo ar shreabhadh airgid ghnó, agus tá deiseanna ann gur féidir iad a fháil nó a chailliúint ó leas a bhaint as comhaontuithe íocaíochta le soláthraithe.
Ba cheart go mbeadh ranníoc iníoctha cuntais reáchtáilte in ann leas a bhaint as lascainí toirte agus lascainí íocaíochta luath chomh maith leis an mbealach is fearr chun an chuid is mó airgid a choinneáil ar fáil do ghnó le haghaidh costais agus infheistíochtaí eile. Ba cheart go mbeadh an roinn seo in ann a chinntiú go gcomhlíonann soláthróirí a n-oibleagáidí bunaithe ar chomhaontuithe agus ar chonarthaí, mar sin mura gcomhlíontar caighdeáin toirte nó caighdeáin, déantar saincheisteanna a réiteach agus glacfar le gníomhartha ceartaitheacha cuí.
Fadhbanna Coitianta Cuntais Iníoctha
Cé go bhfuil go leor deiseanna ann chun costais a ghearradh agus airgead tirim a shaoradh, tá roinnt constaicí ann a bhíonn ag gnólachtaí agus iad ag iarraidh na spriocanna seo a bhaint amach. D 'aimsigh Staidéar Optamaithe Iníoctha de chuid na gCuntas 2014 de Canon go raibh próiseáil páipéar ar cheann de na foinsí is mó fadhbanna a bhí ann do go leor eagraíochtaí, agus an t-am a thógann sé chun déileáil le sonraisciú páipéir mar an tsaincheist is mó.
Ba iad na príomhfhoinsí imní eile ná:
- A chinntiú go ndéantar íocaíochtaí in am
- An próiseas ceadaithe sonrasc a shruthlíniú
- Na téarmaí íocaíochta is fearr a fháil le soláthraithe agus a chinntiú go gcomhlíontar na hoibleagáidí ar an dá thaobh
- Ag déileáil le córais chuntasaíochta agus sonrascála éagsúla soláthraithe
- Slándáil na sonraí agus na n-idirbheart a thaifeadadh agus a fhíorú
Déantar cuid mhaith de na saincheisteanna a liostaítear a dhéanamh níos measa nó a chruthaítear trí bhíthin ag brath ar sonrascadh páipéir. Is fadhb go minic é páipéar a cailleadh i go leor eagraíochtaí, rud a fhágann go bhfuil íocaíochtaí déanach nó caillte. Ina theannta sin, cé go bhfuil suim ag roinnt gnólachtaí maidir lena n-obair pháipéir a dhigitiú, tá formhór na soláthróirí fós ag seoladh sonraisc páipéir nó iad a sheoladh trí fhacs.
Déileálann an chuid is mó de ghnólachtaí beaga a gcuid páipéir féin iníoctha, agus déantar cuid mhaith de seo de láimh. Ós rud é go bhfuil beagán soláthróirí tar éis aistriú go dtí billeáil leictreonach, tá an chuid is mó de na heagraíochtaí ag caitheamh móra daonchumhachta agus iad ag dul isteach sonraí agus ag cruthú cóipeanna digiteacha de dhoiciméid.
Baineann úsáid as doiciméadú páipéir go minic ar an bpróiseas ceadúnais sonrasc a chailliúint ós rud é go gcaithfear cóipeanna a dhéanamh agus a sheachadadh chuig na baill cuí bainistíochta le haghaidh athbhreithnithe. Nuair nach féidir páipéar a bheith inrochtana go héasca nó ar fáil i bhformáid dhigiteach, is dúshlán é anailís a dhéanamh ar shonraí agus a chinntiú go bhfuarthas na comhaontuithe íocaíochta is fearr agus go gcomhlíontar na hoibleagáidí sin. Is féidir le himeacht ama agus comhaontuithe lascaine íocaíochta luath a chailliúint go héasca más rud é nach féidir le gnólachtaí íocaíochtaí a dhéanamh nuair a theastaíonn uathu, ionas gur féidir le saincheisteanna a bhaineann le páipéarachas a bheith costasach.
Feabhsuithe agus Optamaithe
Mar gheall ar roinnt saincheisteanna a bhaineann le reáchtáil na ranna cuntas is iníoctha as na cúiseanna fréamhacha céanna, tá roinnt coigeartuithe ann a d'fhéadfadh eagraíochtaí a dhéanamh a dhéanfaidh cúram imní go leor ag an am céanna. Trí cinn de na bealaí is éifeachtaí is féidir le gnólachtaí a gcuid próiseas roinne iníoctha a shruthlíniú ná:
- Úsáid aitheantas carachtair a úsáid chun páipéarachas a dhigitiú
- Bain úsáid as tairseacha ar líne atá inrochtana do sholáthraithe
- Sreabhadh oibre bainistíochta a chruthú
OCR
Cé go mbainfeadh go leor cuideachtaí leas as scanóirí go gnách chun cóipeanna digiteacha a chruthú d'obair pháipéir, níl sé seo i gcoitinne ach íomhá de dhoiciméad a shábháil ar ríomhaire. Ciallaíonn sé seo go gcaithfear faisnéis a iontráil de láimh i mbunachar sonraí, agus mar sin, cé go bhfuil caillteanas na dtaifead níos lú de cheist, tá sé fós ag taint go huaire.
Baineann aithint carachtar cuspóir, nó OCR, le doiciméad a scanadh agus sonraí a fháil uaidh. Is féidir na sonraí seo a chur go huathoibríoch le bunachar sonraí nó le scarbhileog. Cuidíonn an próiseas OCR le heisiúint na n-earráidí iontrála sonraí láimhe a laghdú agus ligeann sé faisnéis a iontráil a luaithe a fhaightear an páipéar. Tógann OCR faoin am céanna le fostaí mar scanadh doiciméad chun comhad íomhá a chruthú, agus ní gá go mbeadh aon chéimeanna breise ag teastáil uait. Per Gartner, tá eagraíochtaí ann a bhfuil in ann 80 faoin gcéad nó níos mó de na sonraisc a phostú gan fostaí a bheith páirteach go díreach.
Tairsí Soláthraithe
Is féidir leis an bpróiseas chun sonraisc agus sonraí a iontráil isteach i gcóras láraithe a chumasú do ghnólachtaí tairseach ar líne a chruthú nó leas a bhaint astu a ligeann do ghnó agus dá soláthraithe rianú a dhéanamh ar orduithe, breathnú ar sonrasc agus a fheiceáil nuair a dhéantar íocaíochtaí. Is féidir leis na sonraí seo a chur ar fáil do roinnt daoine aonair in eagraíocht cabhrú lena chinntiú go bhfuil maoirseacht chuí ag an roinn cuntais iníoctha, agus féadfaidh sé cabhrú le dlús a chur leis an am a thógann sé chun sonraisc a cheadú. Tugann ligean do sholáthraithe rochtain ar an tairseach ar chumas na ngnólachtaí seo sonraisc a chur isteach agus íocaíochtaí a rianú chomh maith le fios a thabhairt ar aon cheisteanna a bhaineann le soláthairtí a fuair soláthairtí nó ceisteanna sonraiscithe.
Sreabhadh Oibre agus Próisis a bhunú
Mar sin féin, déanann eagraíocht cinneadh a dhéanamh ar a gcuid iarrachtaí bainistíochta sonraí a láimhseáil, tá sé tábhachtach go bhfuil próiseas bunaithe ann chun cuntais agus íocaíochtaí a bhainistiú. Cuireann sé seo ar chumas gnólachtaí a chinntiú go bhfuil oibríochtaí ag obair agus go ndéanann siad roghanna eile amach má bhíonn siad tromchúiseach nó go dtiocfadh earráidí nó moill orthu. De réir Deloitte, ba chóir na próisis seo mionsonraí a dhéanamh ar an méid a dhéanann an roinn cuntais iníoctha nuair a fhaigheann sí sonrasc, cén chaoi a gcuirtear sonraí isteach agus a roinntear agus cad é an próiseas chun sonraisc a fhaomhadh a fhaomhadh. Ba cheart treoirlínte a bheith ann freisin chun na bealaí is fearr chun déileáil le cineálacha éagsúla soláthraithe a íoc.
Cé go dtugann go leor soláthróirí lascainí ar íocaíocht laistigh de 30 nó 90 lá, b'fhéidir nach mbeadh an lascaine fiú más rud é go ndéanann sé sin sreabhadh airgid eagraíochta. Tá sé riachtanach freisin go bhfuil bealach ann chun a fhíorú go bhfuil an chuideachta agus na soláthraithe araon ag freastal ar oideas conartha nó comhaontaithe. Is féidir le sreabhadh oibre a bhunú chun déileáil leis na saincheisteanna seo cabhrú le heagraíochtaí na roghanna cearta a dhéanamh.
Nuair nach mbíonn soláthraithe ag seachadadh ama, i suimeanna leordhóthanacha nó i gcainníochtaí cuí stoc, b'fhéidir nach dteastaíonn cuideachtaí sonraisc a íoc go dtí go réitíodh na nithe seo. Is féidir le sreabhadh oibre a bheith ríthábhachtach maidir leis an méid ba cheart a dhéanamh nuair a thagann na saincheisteanna seo chun cinn. Ina theannta sin, ní mór íocaíochtaí le soláthraithe a dhéanamh in am chun lascainí a chailleadh nó pionóis a ghearradh as íocaíochtaí déanacha. Caithfear gach comhaontú soláthraithe a dhoiciméadú agus a nuashonrú mar a athraíonn rudaí, agus ba chóir go ndéanfadh próisis a chinntiú go ndéileálfar le gach cuntas go cuí.
D'fhéadfadh sreabhadh oibre a chruthú cabhrú le cuideachta freisin:
Foinsiú allamuigh
Ní féidir le taifid a dhifiteach, ag cur OCR a chur i bhfeidhm agus ag baint úsáide as tairseach a d'fhéadfadh rochtain a bheith ag soláthraithe ar rud atá riachtanach do ghnólachtaí beaga, ach níor chóir go n-eagródh eagraíochtaí go gcuirfeadh an costas cosc ar ghnó a bheith ábalta leas a bhaint astu. Cé go bhféadfadh an costas a bhaineann le córais leictreonacha a bhunú agus a chothabháil a bheith toirmeasc ar go leor eagraíochtaí beaga agus meánmhéide, ní gá go mbeadh an t-iontráil intí go minic. Tá éagsúlacht de sholáthraithe tríú páirtí ann ar féidir le heagraíochtaí na tascanna seo a ligean amach. Is féidir le heagraíochtaí cúnamh foinsiú allamuigh a fháil le haghaidh gach rud ó phróiseas OCR a bhunú chun cuidiú le cuideachta sreabhadh oibre a chruthú chun anailís a dhéanamh ar chonarthaí soláthraithe.
Cé nach bhféadfadh eagraíochtaí a bheith in ann na costais a bhaineann le córais TF éagsúla a chur i bhfeidhm ina n-aonar féin, is minic a bhíonn an-inacmhainne ag déileáil le tríú páirtí iad. Ní mór do ghnólachtaí comparáid a dhéanamh idir na costais a bhaineann le páirtithe lasmuigh a úsáid chun na córais seo a fhorbairt i gcomparáid le coigilteas agus luach ionchasach airgead tirim a shaothrú, ach tugann foinsiú allamuigh d'eagraíochtaí leas a bhaint as teicneolaíocht agus córais a bheadh de ghnáth ró-chostasach.
- A chinntiú go gcruthófar orduithe ceannaigh do gach ordú nua
- Fíoraigh go gcomhlíonann sonraisc táirgí a fuarthas agus go gcomhlíonann siad comhaontuithe conarthacha
- Seiceáil na taifid chun a chinntiú go ndéantar íocaíochtaí, go ndéantar iad in am agus nach ndéantar iad a dhúbailt
- An modh is fearr chun sonraisc a íoc, mar shampla trí EFTanna nó cártaí creidmheasa, chun táillí a laghdú