Níos tábhachtaí fós, is gá faisnéis a sholáthar maidir le conas teagmháil a dhéanamh le duine éigin sa ghnó agus tú ar shiúl.
Bheadh sé an-frustrating do chustaiméirí a iompú ar shiúl agus níl a fhios agam conas teagmháil a dhéanamh leat. Níl sé cuma má tá do phost i ndíolacháin, seirbhís nó fiú forbairt táirgí. Tá gach glaonna do chustaiméirí tábhachtach agus ní mór freastal orthu ar bhealach gairmiúil.
Ba chóir go mbeadh ábhar an ríomhphoist ag tabhairt aire do chustaiméirí agus do chomhghleacaithe ag iarraidh cumarsáid a dhéanamh leat tríd an ríomhphost a bheith comhsheasmhach le hábhar an teachtaireacht ghutha a bheifear ag beannacht do dhaoine atá ag glaoch. Má tá Outlook 2010 á úsáid agat agus má tá tú ceangailte trí fhreastalaí Microsoft Exchange, cliceáil ar an gcláir Comhad, agus ansin cliceáil ar an deilbhín Uathoibríoch Replies.
Ansin tosóidh sé an próiseas a bhaineann le ríomhphost sealadach a chruthú a chuirtear chuig gach duine a chuir r-phost chuig tú nuair atá tú as oifig. Seoltar an freagra uathoibríoch mar gheall ar chumas tú an teachtaireacht shealadach seo. Is féidir liosta céim ar chéim de na treoracha chun an ríomhphost seo a chruthú a fheiceáil anseo: As r-phost Oifig le haghaidh Outlook Exchange
Mura bhfuil tú ceangailte trí fhreastalaí Microsoft Exchange, tá an próiseas beagán difriúil toisc nach bhfuil aon deilbhín "Freagraí Uathoibríoch" ar na cineálacha cuntais ríomhphoist seo. Is féidir breathnú ar chéim céim ar chéim maidir leis an gcineál céanna ríomhphoist seo a chruthú d'úsáideoirí nach bhfuil Malartú anseo: Lasmuigh den Oifig do gach duine eile
Is é an chéad chéim eile ná ábhar an r-phoist a chruthú a chuirfear chuig gach duine a sheoltar ríomhphoist leat agus tú as oifig. Ba chóir go gcuirfeadh an ríomhphost seo in iúl cé chomh fada agus a bheidh tú as oifig, conas is féidir leat a bhaint amach le linn d'easpa (más cuí) agus cé leis an ngnó chun teagmháil a dhéanamh in ionad duit mura mian leat a bheith bainte amach le linn do chuid ama ar shiúl ón oifig.
Sampla:
Dia dhuit,
Go raibh maith agat as do r-phost. Tá mé as oifig anois agus cuirfidh mé ar ais ar an Luan, an Nollaig 1. Beidh rochtain teoranta agam ar r-phost le linn an ama seo, agus mar sin d'fhéadfadh mo fhreagra moilleadh beagán. Más gá duit cúnamh láithreach, seol ríomhphost chuig mo chúntóir, Barbara Colson. Is í an seoladh ríomhphoist í bcolson@xyz.com.
Saoire Shona!
Shahira
Cuireann Microsoft teimpléid agus samplaí eile ar fáil atá le fáil anseo: As teimpléid Oifige agus samplaí. Ná déan dearmad an teachtaireacht shealadach seo a mhúchadh nuair a thilleann tú ar ais chuig an oifig, ar shlí eile, leanfaidh duine ar bith a rachaidh ríomhphoist leat tar éis duit a bheith ar ais ag an oifig an teachtaireacht chéanna a fháil.
Anois gur chruthaigh tú an ríomhphost a bhí ag dul as oifig, tá sé éasca le teachtaireacht ghutha atá comhsheasmhach, atá comhsheasmhach, a chruthú, a chiallaíonn go bhfuil gach duine atá ag glaoch ar gach duine. Bain úsáid as na focail chéanna ón r-phost, tagairt a d'fhéadfaí teagmháil a dhéanamh leat in éagmais agus cuir in iúl nuair a bheidh tú ar ais.
Maidir leis an teachtaireacht ghutha, is gá uimhir ghutháin an duine a chur ar fáil, seachas a seoladh ríomhphoist.
Sampla:
Dia dhuit,
Tá tú ag teacht ar dheasc Shahira Raineri. Éist le do thoil leis an teachtaireacht seo go léir. Beidh mé as oifig go dtí Dé Luain, Eanáir 5. Má tá cúnamh láithreach uait, glaoigh ar mo chúntóir, Barb Colson. Is é 212-555-xxxx a uimhir ghutháin.
Táim ag tnúth le labhairt leat nuair a filleann mé. Go raibh maith agat.