Táthar ag súil go gcuirfidh pleanálaithe imeachta agus cruinnithe le litreacha agus ábhair chuirí foirmiúla le haghaidh na gcruinnithe, turais dreasachta agus cláir eile a eagraíonn siad nó a scríobh. Ní cosúil go bhfuil an tasc ollmhór ann, ach tá sé tábhachtach leanúint ar aghaidh le céimeanna áirithe chun gné chuí chuí a leanúint agus sonraí tábhachtacha do d'aíonna a sheachaint.
Seo a leanas:
Cruthaigh téama teagmhais. Sula ndéantar litreacha agus ábhair chuirí foirmiúla a scríobh, ní mór do phleanálaithe a chinntiú go bhfuil téama iontrála acu don chlár. Cabhróidh na ceisteanna seo a leanas leis an bpróiseas smaointeoireachta: An comhdháil oideachais, an seimineár nó an turas dreasachta é? Cá bhfuil sé á reáchtáil? Cad atá uathúil faoin gceann scríbe nó san ionad sin? Cad é an sceideal garbh don ócáid? Cad iad na spriocanna atá taobh thiar den chlár? Cén fáth ar mian le freastail freastal? Cabhróidh na ceisteanna seo le téama imeachtaí mór a bhunú.
Cruthaigh cuireadh leictreonach. Tá go leor litreacha agus ábhair chuirí foirmeálta le haghaidh mór-imeachtaí tar éis bogadh go dtí córais clárúcháin ar líne anois mar gheall ar líon na lóistíochta ócáidí tábhachtacha a chaithfear a ghabháil le linn an phróisis RSVP: litriú ainmneacha, faisnéis teagmhála, riachtanais chothaithe, rochtain mhíchumais, riachtanais iompair, sonraí clár, faisnéis gníomhaíochtaí agus níos mó. Nóta: Is féidir le himeachtaí níos casta úsáid a bhaint as leathanach gréasáin amháin nó íomhá dearadh grafach a sheoltar trí ríomhphost chun sonraí an teagmhais agus teagmhálacha RSVP a chur in iúl.
Cruthaigh cuireadh priontáilte. Ag brath ar nádúr do chláir nó d'imeacht, d'fhéadfadh le fiosrúcháin chuirí a mholadh gur chóir duit litreacha cuireadh agus nótaí foirmiúla a scríobh chun go mbeadh a fhios ag do aíonna go bhfuil luach agat i ndáiríre ar a láithreacht. Tá sé seo difriúil ná na hábhair imeachtaí; ina ionad sin, smaoineamh ar chárta cuardaigh simplí a sholáthraíonn faisnéis luachmhar do d'aoi, lena n-áirítear an t-óstach agus a theideal / a teideal, téama an imeachta, dáta (í) agus / nó am (í), agus teagmháil RSVP.
Cuireadh ócáidí foirmiúla a scríobh. Mar chuid den chuireadh leictreonach, ba cheart duit eolas ardleibhéil a léiriú faoin gclár agus faoin imeacht. Mar shampla, más turas dreasachta nó comhdháil ilbhliana é seo, ba mhaith leat na nithe seo a leanas a chur san áireamh: an ceann scríbe, an príomh-ionad óstán / comhdhála, an príomh-ábhar, cainteoirí (lena n-áirítear bios), sceideal, gníomhaíochtaí, loighistic, agus sonraí faoi chlárú. Ba cheart go mbeadh cúis ag litreacha agus ábhair chuirí chun freastal ar aíonna, agus glaoch ar ghníomh i gcónaí.
Tosaíonn etiquette cuireadh le forbhreathnú an chinn scríbe / ionaid. Nuair a scríobhtar litreacha agus ábhair chuirí foirmeálta, tá sé i gcónaí níos sábháilte glacadh leis nach raibh aon duine ag an áit ina bhfuil an clár á óstáil agat. Ciallaíonn sé sin gur chóir duit léargas gairid a scríobh ar an gceann scríbe agus / nó óstán / áis / ionad ina bhfuil an clár á reáchtáil. Má tá tú ag pleanáil imeacht il-lá, coinnigh an fhaisnéis seo chomh hard agus is féidir, ach déan cinnte go bhfuil go leor eolais ann chun léargas uathúla a thabhairt don aoi faoin áit, agus cén fáth ar cheart dóibh a gcuid ama a infheistiú leat.
Éileoidh sceideal an chuardaigh sceideal an imeachta. Má tá tú ag pleanáil imeacht il-lae, mar shampla clár dreasachta, ba cheart go gcuimseodh ábhair chuí an oiread agus is féidir ionas gur féidir le haíonna a gcuid ama a phleanáil go cuí leat. Ciallaíonn sé go gcaithfeadh do chuireadh modhanna agus amanna teacht a aithint nuair a mbeifear ag súil go mbeidh siad rannpháirteach, amanna le haghaidh cruinnithe gnó agus gníomhaíochtaí (agus roghanna gníomhaíochtaí), faisnéis faoi bhéilí agus faisnéise imeachta.
Éilíonn lipéad cuirí tuairiscí gníomhaíochtaí. Nuair a scríobhtar litreacha agus ábhair chuirí foirmiúla, tabhair forbhreathnú ar na gníomhaíochtaí éagsúla chun cabhrú le haíonna níos fearr a chinneadh cad a mhaireann lena leasanna. An bhfuil do chlár gailf imeacht 1/2 lá nó lá iomlán ann? Cad é an "rang" den snámhphointe abhainn abhann sin? Cad é an t-ingearchló ina bhfuil an ócáid á óstáil agat, agus cé chomh hard is a ghlacfaidh an clár rothaíochta sléibhe leat? Cad é an t-am ama le rang péintéireachta agus cad a fhoghlaimfidh siad?
Éilíonn lipéad cuirí faisnéis maidir le lóistíochta a chomhlíonadh. Arís, ag glacadh leis go bhfuil clár il-lae á óstáil agat, caithfear aíonna a sholáthar le sonraí faoi gach ceann de na nithe seo a leanas:
- Áirithintí eitilte
- Clárú imeacht
- Cúlchistí seomraí
- Aistrithe aerfoirt
- Cód Gléasta
- Aimsir
- Nósanna imeachta seiceála
- Nítimí neamh-aisíoctha
- Teagmhálacha foirne óstach
Clár oibre na n-imeachtaí deiridh a fhorbairt. Breathnaíonn sé seo difriúil ná na hábhair cuireadh bunaidh ach ba chóir é a chur ar fáil d'aíonna cuireadh nuair a thagann sé nó díreach roimh freastal ar imeacht. Ba chóir go n-áireofaí uair an chloig in aghaidh na huaire (tá sé breá le huaireanta a chur le chéile) forbhreathnú ar an méid atá sceidealta nuair agus cén áit. Má tá rianta oideachais éagsúla sceidealaithe ag an am céanna, tá sé cabhrach cur síos a dhéanamh ar na rianta sin i ngrúpaí ionas go mbeidh a fhios ag na freastail ar na hábhair atá sceidealaithe nuair agus cén áit.
Cruthaigh litir fáilte roimh an ócáid. Tá go leor pleanálaithe ag streachailt leis an bhfaisnéis ba chóir dóibh nó nach gcuirfí litreacha fáilte rompu. Is é an chomhairle is fearr an teachtaireacht fáilte a choinneáil simplí agus a fhios ag na haíonna go bhfuil fáilte romhat agus measta. Tugann etiquette Cuireadh le fios gur chóir ósta oifigiúil na hócáide an litir a shíniú.
Is é ceann de na míreanna cuireadh ócáidí is mó ná dearmad an fógra imeachta. Mar chuid den litir fáilte agus aon bronntanais a thagann, tá sé tábhachtach sonraí a chur faoi conas a fhágfaidh na haíonna.
Cruthaigh cártaí roghchláir Cibé an bhfuil bricfeasta, lón nó dinnéar á bpleanáil agat, bíonn meas ag aíonna i gcónaí ar chártaí roghnóireachta a fheiceáil a leagann amach míreanna roghchlár do gach cúrsa den bhéile. Tugann sé rud éigin dóibh labhairt nuair a bhíonn siad ag bailiú le daoine eile ag a mbord agus ligeann don fhoireann fanacht roghanna roghchlár a fháil ó aíonna, rud a chabhraíonn leis an sceideal a choinneáil ar an mbóthar. Tabhair faoi deara: Má tá iontas speisialta á bpleanáil agat le linn an bhéile, mar shampla milseog téama le siamsaíocht uathúil, cabhraíonn sé na nithe sin a choinneáil as an gclár roghchlár chun an éifeacht speisialta a fheabhsú.
Cruthaigh cártaí tuillte bronntanais. Cibé an bronntanas teacht nó bronntanas pillow, ba chóir go mbeadh a chárta nótaí bronntanais ag gach bronntanas meas. Is deis é teachtaireachtaí "buíochas a thabhairt duit" a neartú agus braitheann do chuid aíonna speisialta speisialta. Tá sé cabhrach foclaíocht agus teachtaireachtaí a ionchorprú a léiríonn téama an imeachta féin.
Cruthaigh fógraí imeachta aonair.
Ar an lá roimh an imeacht, fógraí a sheachadadh chuig seomraí aíochta a chuireann i gcuimhne dóibh nuair a bheidh siad ag imeacht, lena n-áirítear uimhir eitilte agus am imeachta. Tugann sé deis deis d'aon earráidí nóiméad deireanach a shocrú a d'fhéadfaí a bheith dearmadta le linn sceidealaithe na loighistice.
Leideanna:
- Déan cinnte go bhfuil dearthóir grafach iontach agat agus próiseas clárúcháin ar líne. Is é an dúshlán atá fós inniu ná go bhfuil go leor córais clárúcháin imeachtaí éagsúla ar líne ann, ach go gceanglódh siad go leor saincheaptha nó go n-úsáidfear córais tríú páirtí go fóill beagán réasúnach ar bhonn deonach. Sin an fáth go bhfuil go leor pleanálaithe ag brath go fóill ar a gcuid uirlisí agus acmhainní atá fásta sa bhaile.
- Faigh siopa stáiseanóireachta mór duit féin. Cé go bhfuil eagraíochtaí ag gluaiseacht níos mó agus níos mó chun úsáid a bhaint as foirmeacha leictreonacha cumarsáide, ní chuireann sé sin in áit an tionchar a thugann cuirí clóite agus ábhair ócáideacha. Cuardaigh stáiseanóireacht a chuirfidh le téama an ócáid, agus na stíleanna páipéir agus méideanna a athrú chun níos mó spéise agus dráma a chruthú. Tabharfaidh d'aíonna faoi deara an iarracht.
- Cruthaigh teimpléad agus a mhacasamhlú uaidh. Ba cheart do phleanálaithe teimpléad agus ábhair chuí a chruthú, agus imeachtaí nua a nuashonrú ó theimpléid na gclár agus na n-imeachtaí roimhe seo. Ar ndóigh, ba chóir stáiseanóireacht nua, grafaicí, téacs, etc. a roghnú agus a úsáid, agus mar sin tá méid áirithe saincheaptha ag teastáil gach uair.