W-4, I-9, Iarratas Poist, Clárú Stáit, agus Níos mó
Tagann do chéad fhreagracht as obair pháipéir agus rialacháin d'fhostaithe nua díreach tar éis an fhostú. Sula dtosaíonn an fostaí ag obair agus faigheann sé an chéad paycheck aige nó aici, tá roinnt foirmeacha ann a theastaíonn ort an fostaí a chomhlánú. Caithfidh gach fostaí na foirmeacha seo a chomhlánú, de réir dhlíthe cónaidhme agus stáit araon.
i bhformhór na gcásanna, ní gá duit na foirmeacha a thabhairt ar ais do dhuine ar bith, ach ní mór duit iad a choinneáil. Nuair a bheidh na foirmeacha seo críochnaithe, ba cheart duit iad a choinneáil i suíomh ar leith, atá ar fáil d'fhostaithe agus do dhaoine eile a bhfuil gá leo iad a fheiceáil. Tá ceanglais shonracha ag Roinn Saothair na Stát Aontaithe (faoi Rannán Pá agus Uair) maidir le taifid párolla agus pearsanra nach mór a choinneáil ar na fostaithe go léir.
Féadann gníomhaireachtaí cónaidhme, stáit agus áitiúla iniúchadh a dhéanamh ar do thaifid fostaí ar chúiseanna éagsúla, agus mar sin tá taifid tábhachtach.
01 - Foirm W-4 le haghaidh Iarghabháil Cánach Ioncaim Chónaidhme
Ní mór do gach fostóir nua Foirm W-4 a chomhlánú sula n-éileoidh siad a chéad paycheck. Áirítear leis an bhfoirm seo faisnéis maidir le stádas pósta, líon cleithiúnaithe, agus méideanna iarchoimeádta breise ainmnithe. Úsáidtear é chun aisghabháil a ríomh i leith cánacha ioncaim cónaidhme. Ní gá duit cóipeanna a choinneáil de na foirmeacha W-4 go léir, ach an ceann is déanaí.
Níor cheart d'fhostóirí comhairle a thabhairt d'fhostaithe maidir le conas an fhoirm seo a chomhlánú, ach is féidir leat iad a threorú chuig alt IRS a chabhraíonn leo an fhoirm seo a chomhlánú.
Bí cinnte an leagan is déanaí den fhoirm W-4 a úsáid. Rinne an tAcht um Chiorruithe Cánach agus Poist 2017 athruithe suntasacha ar na táblaí aisghabhála agus b'fhéidir gur mhaith le fostaithe a n-aisghabháil a athrú ionas go seachnófaí an iomarca cánach as a gcuid paychecks. Ba cheart duit an fhoirm 2018 W-4 a úsáid le haghaidh hiarratais nua agus d'fhostaithe ar mian leo athruithe a dhéanamh ar a bhfoirm.
Féadfaidh fostaithe a bhfoirm W-4 a athrú chomh minic agus is maith leo. Mar shampla, féadfaidh fostaí bónas a fháil agus tá sé ag iarraidh coinneáil siar a athrú. Is é an fhreagracht atá ort ná an fostóir an t-athrú is déanaí a choinneáil agus chun a chinntiú go léireoidh paychecks fostaithe mianta an fhostaí chun coinneáil siar.
02 - Foirm I-9 agus Córas E-Fhíoraithe d'Incháilitheacht Fostaíochta
Mar fhostóir, caithfidh tú doiciméadú a dhéanamh ar incháilitheacht na bhfostaithe nua a bheith ag obair sna Stáit Aontaithe. Is é an doiciméad a gcaithfidh tú úsáid a bhaint as F orm I-9 , Fíorú Incháilitheachta Fostaíochta, a chaithfidh gach fruiliú nua a chomhlánú. Caithfidh an fostaí nua doiciméadú a sholáthar maidir le (a) aitheantas agus (b) incháilitheacht oibre.
Tá dhá chéim sa phróiseas I-9. Ar dtús, líonann an fostaí an fhoirm agus cuireann sé cén fhéiniúlacht agus na doiciméid incháilitheachta oibre a úsáid. Ansin, caithfidh tú mar fhostóir breathnú ar na doiciméid sin agus déan cinnte go bhfuil siad leordhóthanach agus oiriúnach.
Ní mór duit an fhoirm seo a choinneáil i dtaifead an fhostaí, ach ní gá duit é a sheoladh chuig duine ar bith. Má thagann oifigeach inimirce chuig do chuideachta nó má theastaíonn uait doiciméid fhostaí a iniúchadh, is é an fhoirm atá i do chruthúnas gur fhíoraigh tú incháilitheacht oibre an fhostaí.
Is féidir le fostóirí níos mó (le go leor fostaithe) clárú don chóras E-Fíoraithe agus é a úsáid chun seiceáil ar incháilitheacht fhostaithe nua a bheith ag obair sna Stáit Aontaithe. Úsáidtear an fhaisnéis ar Fhoirm I-9 chun comparáid a dhéanamh le bunachair shonraí cónaidhme.
03 - Foirm Iarratais Poist
Ní mór do gach fostaí nua foirm iarratais poist a chomhlánú, fiú má tá atosú curtha isteach cheana féin ag an duine seo don phost. Tá eolas faoin bhfoirm iarratais poist faoin bhfostaí nua is féidir a fhíorú, cosúil le fostóirí agus oideachas roimhe seo. Tá roinnt ráitis ann freisin a chaithfidh an t-iarratasóir a shíniú.
Dearbhaíonn ráiteas amháin ar an bhfoirm iarratais go bhfuil an fhaisnéis ar an iarratas fíor agus ceart, cé go gceadaíonn ráitis eile don fhostóir seiceálacha tagartha agus seiceálacha cúlra a sheoladh.
Cosnaíonn foirm iarratais do gach fostaí tú mar fhostóir ó iarratasóir a dhéanann éilimh chalaoiseacha, agus is féidir leat gníomh a dhéanamh mura bhfuil an fhoirm iarratais cruinn.
04 - Aisghabháil agus Clárú Stáit
Caithfidh fostóirí fostaithe nua a chlárú lena gcóras nua fógra fostóireachta ar cíos; ceadaíonn an clárú seo don stát íocaíochtaí tacaíochta leanaí a bhailiú ó na fostaithe seo. Tá liosta de na córais fógra fógra stáit san áireamh san Airteagal seo.
Tá ceanglais ag gach stát a bhailíonn cánacha ioncaim le fostóirí na cánacha sin a thuairisciú agus a íoc. Déan teagmháil le do roinn stáit ioncaim (nó comhionann) le haghaidh faisnéise maidir le conas clárú mar fhostóir sa stát. Tabharfaidh an ghníomhaireacht stáit seo eolas duit freisin maidir le foirmeacha agus ceanglais aisghabhála maidir le tuairisciú agus méideanna aisíoctha a íoc.
I gcás stáit a bhfuil cáin ioncaim acu, beidh ort na cánacha seo a asbhaint ó íocaíochtaí íocaíochta fostaithe agus na cánacha a choinneáil siar chuig an ngníomhaireacht stáit chuí.
05 - Seicliosta le haghaidh Fostaithe Nua a Fhostú
Seo seicliosta 12 céim de phróisis nua fruilithe, mar sin ní chuireann tú dearmad ar rud ar bith. Áiríonn sé uimhir ID a fhostú a fháil , (uimhir aitheantais fostóra cónaidhme) ag clárú leis an IRS maidir le tuairisciú cánach agus íocaíochtaí, agus clárú le heintiteas cánach an stáit (má tá cáin ioncaim stáit de dhíth). Tá clárúcháin agus ceanglais eile liostaithe freisin.
06 - Rud is Fearr - Lámhleabhar Do Fhostaithe
Má tá roinnt fostaithe ag do ghnó, ba chóir go mbeadh lámhleabhar fostaí nó lámhleabhar beartais agus nósanna imeachta agat. D'fhéadfadh go mbeadh tuairiscí agus sochair phróiseas oibre san áireamh i lámhleabhar i dteannta le polasaithe agus nósanna imeachta.) Ba cheart do gach fostaí nua cóip den lámhleabhar seo a fháil agus ba chóir dóibh a shíniú go bhfuil siad tar éis a léamh agus a thuiscint.
Is é an lámhleabhar fostaí ná doiciméad atá ceangailte go dlíthiúil don tú féin agus d'fhostaithe araon. Is féidir le fostaithe a léamh lámhleabhar an fhostaí cabhrú le fostaithe míshásta a chosc, ionchais a chomhlíonadh, agus cúrsaí dlí is féidir.