Ceachtanna a Foghlamaíodh i dTeachlú agus Imeacht Lá Máthar Y-ME
Tá smaoineamh iontach ag pleanálaithe ócáidí speisialta - go háirithe iad siúd atá sa domhan neamhbhrabúis - go bhfuil eagraíocht ar imeacht tiomsaithe airgid lasmuigh. Éilíonn na cineálacha imeachtaí seo, cosúil le smaointe eile maidir le tiomsaithe airgid, go dtosaíonn pleanáil le haghaidh imeacht na bliana seo chugainn díreach tar éis deireadh a chur le himeacht tiomsaithe airgid na bliana seo. Tá sé tábhachtach an t-imeacht a léiriú agus plé a dhéanamh ar na rudaí a d'éirigh go maith agus an méid a d'fhéadfaí a fheabhsú agus an t-imeacht fós úr in intinn na foirne.
Ag plé na rath agus na feabhsuithe, cinntítear go bhféadfaí na gnéithe sin a chur san áireamh nó a fheabhsú le haghaidh imeacht na bliana seo chugainn. Cuireann an pleanáil réamhghníomhach sin luach ar fáil do na hurraitheoirí freisin. Agus, gan dabht, tá súil ag gach siúlóid rathúil pobail a fhás agus a leathnú ó bhliain go bliain.
Tá sé tábhachtach fanacht go fóill ar an bpríomhchuspóir maidir le himeachtaí den sórt sin a shealbhú: bailiú airgid. Maidir leis na pleanálaithe imeachtaí sin a raibh siúlóid phobail acu roimhe seo, tharlaíonn ceann de na huaire is tábhachtaí maidir le pleanáil i ndáiríre tar éis don siúlóid críochnú. D'fhonn a fháil amach faoi na gnéithe a bhaineann le pleanáil agus le siúlóid ioncaim maoinithe pobail, déanfaimid féachaint ar Imeacht Lá na Máthar a óstáil Eagraíocht Ailse Cíche Y-ME i Chicago.
Siúil Lá Máthair Y-ME Sraith Ciste Ailse Cíche Ailse
Bhunaigh beirt mharthanóirí ailse chíche Y-ME i 1979. B'fhiú an brabús is fearr dá chlár ilteangach Ailse Chíche Ailse Cíche d'othair ailse chíche.
Fuair an clár an t-ainm mar línelíne saor in aisce 24 uair an chloig amháin na tíre a bhfuil maraitheoirí ailse chíche go hiomlán acu a bhfuil comhairleoirí piaraí oilte acu. Ach d'eagraigh an eagraíocht siúl bliantúil ar chraoladh airgid ar Lá na Máthar, a thug tacaíocht dá gcuid clár agus seirbhísí. Ar ais I 2007, d'ardaigh Y-ME níos mó ná $ 7 milliún le beagnach 43,000 turasóir ó 12 cathracha.
Faoi 2008 ghlac 15 cathracha páirt. Ar an drochuair, dhún an Y-ME a dhoirse in 2012, ach is mór cás-staidéar mór é d'oidhreacht a thógálaí airgid bliantúil do phleanálaithe imeachtaí neamhbhrabúsacha.
Is féidir go leor mhaith de rath a thógáil airgid Y-ME a chur i leith cur chuige eagraithe maidir le pleanáil agus súil a choinneáil ar na cuspóirí is tábhachtaí den chéad uair. Dúirt Liz Klug, iar-stiúrthóir imeachtaí speisialta na heagraíochta seo tar éis na bliana taifeadta i 2007: "Tá plean againn le haghaidh pointí éagsúla in am le linn an phróisis phleanála. Mar sin, déanfaimid céimeanna chun na pointí is tábhachtaí sin a chur chun cinn in am chun a chinntiú go rathúil. Mar shampla, i gcathair inar féidir linn ócáid a óstáil den chéad uair, ní mór dúinn díriú ar a chinntiú go mbeidh áit agus áit iontach againn ina mbeidh daoine ag iarraidh teacht ar ais. Dún an bóthar, is féidir linn díriú ar na siopaí caifé a scaoilfimid bróisiúir. "Déanfaimid féachaint ar conas a d'eagraigh foireann pleanála imeachtaí Klug agus an Y-ME imeacht rathúil den sórt sin.
Pleanáil Céim 1: Anailís a dhéanamh ar na Uimhreacha
Éilíonn óstáil siúlóid pobail nó imeacht den chineál céanna roinnt comhchuspóirí éagsúla a thabhairt le chéile, ach ar deireadh thiar, tá an cumann nó an carthanas a óstáil an ócáid ag déanamh amhlaidh chun airgead a ardú dá gcúis.
Dá bhrí sin, déantar an chéad chéim i bpleanáil an chéad imeacht eile nuair a chríochnaíonn an t-imeacht reatha, agus an chuid is mó den obair sin timpeall na "uimhreacha".
"D'fhéach muid go dlúth ar na huimhreacha tar éis don ócáid a bheith i gcrích," a mhíníonn Liz Klug, "Rinneamar comparáid idir mar a rinneamar i mbliana i gcomparáid leis an mbliain roimhe sin. D'fhéach muid ar an taithí rannpháirtí. Rinneamar measúnú ar ár gcatagóirí urraíochta. Freagraíomar aon ríomhphoist láithreach faoi na himeachtaí. "Déanfaidh pleanálaithe imeachtaí céimeanna láithreacha chun a chinntiú go leanfaidh gach duine a bheidh páirteach in imeacht na bliana seo le leanúint an bhliain seo chugainn.
Chuaigh Klug freisin sna sonraí. Ina meastóireachtaí, d'fhéach sí ar gach rud ó líon na n-oibrithe deonacha a ghlac páirt i méid na léinte táilte. Ansin, iarrfadh sí cibé an raibh sí níos mó nó níos lú ag teastáil uaidh don bhliain seo chugainn.
Amlíne Pleanála
Dóibh siúd a eagraíonn siúlóid tiomsaithe airgid pobail, tá sé tábhachtach go mbeadh a fhios cad iad na céimeanna ba chóir a láimhseáil ag amanna éagsúla.
Ní mór go leor sócmhainní foirne agus comhaltaí an choiste deonacha an chuid is mó de na neamhbhrabúisí chun rath an ócáid a threorú. Ach aithníonn pleanálaithe go gcaithfidh siad a chinntiú go n-oibríonn siad go dlúth le hoifig mhéara na cathrach agus le hoibreacha poiblí chun an imeacht a fháil ar an bhféilire poiblí.
Tugann Klug le fios gurb é an chéad chéim tar éis anailís a dhéanamh ar uimhreacha na bliana seo caite díriú ar earcaíocht chorparáideach. Mura clár nua é an ócáid, tá sé tábhachtach an tacaíocht chorparáideach a fháil le haghaidh imeacht na bliana seo chugainn díreach tar éis deireadh na hócáide seo. "Dhírighomar ar urraíochta a athnuachan nuair a sheachadomar an tuarascáil um athfhriotail," a deir Klug. Cuireann sí na buaicphointí seo a leanas chomh maith do phleanálaithe a bhfuil suim acu imeacht pobail a eagrú mar imeacht tiomsaithe airgid:
- Ainmnigh urraitheoirí corparáideacha
- Cláir foirne siúil a fhorbairt
- Gníomhaíochtaí teagmhais a chinneadh
- Tosaigh ar earcaíocht siúlóide
- Lóistíocht imeachtaí a chríochnú
- Coinnigh an ócáid
- Coinnigh imeacht "go raibh maith agat"
- Déan measúnú agus tosú ar imeacht ina dhiaidh sin
Chomh maith leis sin, ghearrfeadh Y-ME gnólacht loighistice lasmuigh d'fhonn cuid mhaith dá riachtanais lóistíochta a láimhseáil. Ach bhí córas clárúcháin ar líne ar cheann de na cinn is cabhrach.
Rath an Chórais Chlárúcháin Ar Líne
D'fhoghlaim Y-ME go tapa faoin tábhacht a bhaineann leis an ngréasán a úsáid le haghaidh clárúcháin ar líne agus tá sé tar éis a mholadh go láidir as an teicneolaíocht a úsáid le haghaidh clárúcháin ar líne agus airgead a thógáil.
D'infheistigh siad i gcóras bainistíochta caidreamh comhpháirteach ar líne chun freastal ar a láithreán gréasáin cine 2003. Feidhmíonn an cineál seo córas mar shuíomh gréasáin phearsanta d'oibrithe deonacha achomhairc phearsantaithe a dhéanamh maidir le síntiúis agus rannpháirtíocht eile. Glacann sé faisnéis i mbunachar sonraí amháin agus feidhmíonn sé mar uirlis le haghaidh captaenacha foirne siúil chun a gcuid ball a spreagadh.
Tháinig méadú ó 4,000 go 11,594 ar rannpháirtithe ar líne. Mhéadaigh síntiúis ar líne ó 5,000 go dtí 19,650. Chreid an fhoireann Y-ME gur chabhraigh sé le sprioc $ 2.35 milliún a bhaint amach, agus mar bhónas, laghdaigh an teicneolaíocht costais riaracháin faoi thart ar $ 20,000.
Is féidir le córas den sórt sin feidhmiú mar uirlis chumarsáide tábhachtach a ligeann d'eagraíocht leanúint ar aghaidh agus leanúint de bheith ag baint le comhábhair thar an lá rás féin.
Amlíne an Lá Rása
Is minic a bhíonn siúlóidí pobail sceidealta ar maidin. Ag brath ar chastacht na comharthaíochta agus na suíomh, is féidir go dtosófaí ar bun don imeacht de ghnáth chomh luath agus sa tseachtain roimh an imeacht, agus an chuid is mó den ghníomhaíocht ag tarlú cúpla lá roimh an siúlóid.
Nuair a bheadh Y-ME ag pleanáil dá n-imeacht bliantúil tiomsaithe airgid, d'fhéachfadh an fhoireann de ghnáth teorainn a chur leis an gceantar ina raibh an siúlóid iontu ionas nach raibh méid suntasach ama acmhainne de dhíth orthu chun tascanna áirithe oibríochtaí a dhéanamh mar shrianta a dhúnadh. Go ginearálta, ní raibh a n-siúlóid neamh-iomaíoch, agus mar sin cabhraíonn sé freisin nach raibh orthu breithniú a dhéanamh ar na riachtanais atá riachtanach do thimpeallacht cine níos iomaíche.
De ghnáth shreabhadh an sceideal don lá cine féin mar seo a leanas:
- Tagann Foireann Pleanála Imeachtaí (2.5 uair an chloig roimh siúl)
- Seiceáil Iontrála (2 uair an chloig roimh siúl)
- Seiceáil isteach agus Socrú Urraitheoir (2 uair an chloig roimh siúl)
- Tosaíonn an Clárú (1.5 uair an chloig roimh siúl)
- Socrú Líne Tosaithe (30 nóiméad roimh siúl)
- Searmanaisí Oscailte (10 nóiméad roimh siúl)
- Tosaíonn an Rás
- Tosaíonn Siamsaíocht Phríomhchéime (1 uair an chloig tar éis siúlóid)
- Nótaí Príomhchéime Oifigiúla (tar éis an siúlóid a bheith i gcrích, ag marc 1.5 uair an chloig)
- Clár Deireadh Oifigiúil (3 uair an chloig tar éis siúlóid)
- Tosaíonn miondealú ócáidí (tar éis deireadh a chur le himeacht go hoifigiúil)
Leideanna chun Siúlóid nó Rith Pobail a Phleanáil
I gcás na n-eagraíochtaí sin a bhfuil suim acu saothrú pobail a reáchtáil nó a reáchtáil den chéad uair, cuireann Klug roinnt moltaí a chuideoidh le himeacht rathúil .
- Tosaigh le toradh te, lena n-áirítear oibrithe deonacha dea-ceangailte, urraitheoirí nó foireann mhór. Sainmhínigh na torthaí intomhaiste.
- Déan measúnú ar imeachtaí iomaitheoirí i do chathair / suíomh chun a gcuid cleachtais is fearr agus réimsí le feabhsú a aithint.
- Oibrigh le hoifig mhéara na cathrach agus le ceantair pháirceála chun ceadanna riachtanacha agus lóistíocht na hócáide a phlé: am, suíomh, líon na rannpháirtithe. Déan cinnte go bhfuil tú réidh le haghaidh na gcruinnithe sin.
- Tuiscint a fháil ar do bhuiséad agus a chinntiú go gcoinníonn tú do chostais oibriúcháin 25-30% d'imeacht nua. Déanfaidh roinnt carthanas iarracht 15-20% de na costais iomlána.
- Urraitheoirí slán chun 100% de chostais oibriúcháin d'ócáid a ionsú.