Mar sin féin, cé go bhfuil pleanáil imeachtaí ríthábhachtach má theastaíonn uait go dtéann an ócáid go réidh, ba mhaith leat torthaí ó gach iarracht a dhéanamh.
Sin é an fáth gur cheart do eagraíocht "coiste óstach" a earcú.
Cad is Coiste Óstach ann?
Tá "coiste óstach" difriúil ó choiste pleanála imeachtaí traidisiúnta. In ionad daoine a bhfuil pleanáil, sceidealú nó imeachtú gníomhach acu le haghaidh imeachtaí an lae nó tráthnóna, is é foireann an choiste aíochta a úsáideann a líonraí chun a chinntiú go bhfuil an t-imeacht buaite. D'fhéadfadh roinnt comhaltaí óstacha coiste roghnú:
- Spreag a gcairde, a dteaghlach nó a gcomhghleacaithe chun ticéid a cheannach
- Bailigh míreanna ceant ó ghnólachtaí áitiúla
- Déan naisc díoltóra le haghaidh duaiseanna doirse nó lónadóireacht ócáidí
Ar ndóigh, tá bealaí ann nach féidir le coiste óstach do chuid imeachtaí carthanúla a dhéanamh níos fearr ná riamh . Smaoinigh ar choiste óstach mar óstach iarbhír páirtí; is féidir le duine a thugann cuireadh do na haíonna is fearr a fhios ag cé acu glaoch ar an mbia nó ar an dearadh agus is féidir leat teagmháil a dhéanamh le daoine a dhéanann rath iomlán ar an ócáid.
Ós rud é gur féidir le coiste óstach na cistí a fhaightear ag ócáid a mhéadú nó aird níos mó a fháil ar na meáin, tá sé ríthábhachtach teacht agus earcú na ndaoine ceart.
Cé a Roghnaigh le haghaidh do Choiste Óstach
Ní chuirfidh coiste óstach úsáideach úsáideach margaíochta nó pleanálaithe imeachtaí. Ina áit sin, ba chóir go mbeadh baill den fhoireann atá ann cheana féin, do bhronntóirí nó d'oibrithe deonacha ag gabháil leis na ceangail agus leis an toilteanas a bhaint amach.
Is féidir le do choiste óstach a bheith éagsúil ó chúpla duine le go leor.
Na daoine níos mó ar do choiste, an tionchar is mó is féidir leo a dhéanamh ar mhaithe le rath an ócáid.
Is féidir le baill an choiste óstach a fháil beagnach áit ar bith, lena n-áirítear:
- Comhalta boird nó cathaoirleach laistigh d'eagraíocht
- Deonacha atá ag obair go mór sa phobal
- Deontóir a bhfuil naisc aige le gnóthaí áitiúla
- Comhalta deontóra nó boird a bhfuil teagmhálacha fairsing aige i do dhéimeagrafach deontóir idéalach
- Deonacha a bhfuil a fhios ag díoltóirí nó úinéirí ionaid
- Daoine cáiliúla áitiúla nó náisiúnta a mholtar go minic as do chúis
Nuair atá daoine aonair lonnaithe agat ba mhaith leat a bheith páirteach i do choiste óstach; tá sé in am iad a earcú.
Conas Coiste Óstach a Earcú
Lorg agus ceangal le daoine aonair a dhéanfadh baill den choiste óstach den scoth. Mar sin féin, ná iarr ar dhuine a bheith ar choiste óstach. Is éard is cuireadh foirmiúil an bealach is fearr chun comhaltaí an choiste a earcú.
I cuireadh ó choiste óstach, tá sé tábhachtach go n-áireofaí:
- Eolas iomlán faoin imeacht agus d'eagraíocht (dáta agus suíomh)
- Eolas faoi chuspóir an imeachta (bailiú airgid ar chúis ar leith)
- Samplaí de conas a d'fhéadfadh comhalta coiste ósta rannchuidiú
- Dáta chun freagra a thabhairt nó teagmháil a dhéanamh le do fhoireann
- Go raibh maith agat "buíochas" as a ligean dóibh a bheith ar eolas agat go bhfuil tú sásta cuireadh a thabhairt dóibh
- D'ainm / do dhuine teagmhála agus d'fhaisnéis teagmhála
Bí cinnte go bhfuil a fhios ag na baill féideartha go n- aithneofar agus go mbainfeadh siad meas orthu agus gur féidir leo tionchar suntasach a dhéanamh orthu trí bheith páirteach.
Má tá tú ag smaoineamh ar dhréachtú do litir chuirí an choiste óstach a dhréachtú, tá go leor samplaí ann ar láithreáin ghréasáin neamhbhrabúsacha eile. Má tá teimpléad éasca le húsáid á lorg agat, an teimpléad thíos a chóipeáil agus a ghreamú agus do chuid faisnéise a chur isteach i ngach ceann de na lúibíní.
[Dáta]
A chara [Cuir isteach Ainm]:
Táim ag scríobh chun eolas a thabhairt duit faoi ócáid spreagúil a bhfuil [Do Ainm Eagraíochta] ag pleanáil [Mí] i [Cuir isteach Cathrach].
I [Míosa + Bliain (más éagsúil leis an gceann atá ann faoi láthair]], [Eagraíonn] [Ainm an Imeachta] chuig [Cathair] chun feasacht a mhéadú faoi [cúis / saincheist shóisialta / fhadhb a bhaineann do eagraíocht] agus tacaíocht a thógáil le haghaidh [ cláir / tionscnaimh / iarrachtaí].
[Cuir faisnéis ábhartha faoin imeacht / sprioc / téama].
Beidh an ócáid ar siúl i [Cathair] ag [Imeacht an Imeachta (má tá tú)] ar [dáta agus am].
[Céadainm], ba mhaith linn grá do chabhair chun an t-imeacht seo a dhéanamh - agus go rathúil le daoine eile - rath. Más mian leat a bheith mar chuid den imeacht seo, chomh maith le himeachtaí sa todhchaí, ba mhaith linn a bheith an-bhuíoch dá nglacfaí leis an cuireadh foirmiúil seo le bheith mar chuid dár gcoiste óstach.
Tá bealaí simplí ann chun páirt a ghlacadh:
- Comhroinn d'ainm, nó d'ainm na heagraíochta, mar bhall dár gcoiste óstach
- Tabhair cuireadh do do chomhghleacaithe, do chairde agus do chomharsana [tábla / ticéad] a cheannach dár n-ócáid (í)
- Bí linn le linn na hócáide
- [Cuir isteach sainriachtanas bunaithe ar sheasamh, naisc an duine.]
Is breá linn é freisin má mheasann tú do bhord féin a óstáil agus cuireadh a thabhairt do chairde agus do chomhghleacaithe tráthnóna spraoi. Cabhróidh do thacaíocht fhialmhar linn an focal faoi [cúis] a scaipeadh agus tionchar a dhéanamh i ndáiríre.
Déanfaidh comhalta de [Eagraíocht] teagmháil a dhéanamh leat laistigh den [Cuir isteach clár ama] chun sonraí ár gcoiste aíochta a phlé agus chun do rannpháirtíocht a phlé, dá mbeadh suim agat.
Táimid ag tnúth le bheith ag obair leat chun rath a dhéanamh [Ainm an Imeachta] agus imeachtaí sa todhchaí! Go raibh maith agat as do chomaoin agus tacaíocht fhial.
Le meas,
[Do ainm]
[Seasamh san Eagraíocht]
[Ainm na hEagraíochta]
[Uimhir theagmhála]
Tar éis duit do Choiste Óstach a earcú
Nuair a thug tú cuireadh do bhaill roghnaithe an choiste, gheobhaidh tú roinnt litreacha nó glaonna glactha. Ach sula dtéann tú isteach ar shonraí na hócáide nó ar cad ba mhaith leat iad a dhéanamh, sceideal cruinniú gearr leis an gcoiste. Gan aon ní a iarraidh uathu, lig dóibh:
- Faigh a fhios ar a chéile
- Pléigh conas atá baint acu le do eagraíocht
- Athbhreithniú a dhéanamh ar ábhair nó cur i láthair faoi do chúis / d'obair
- Déan smaoineamh ar smaointe faoin gcaoi ar mhaith leo cuidiú leo
Ón áit sin, is féidir leat aitheantas a thabhairt dóibh do chuid spriocanna tiomsaithe airgid, agus an chaoi ar mhaith leat iad a fheiceáil go n-oibríonn siad le chéile (ag tabhairt cuireadh do theagmhálacha nó ag teacht amach le haghaidh míreanna ceant). Féadfaidh siad a roinnt i "fo-choistí" má tá grúpa mór agat
Ar ndóigh, níl an post ag an gcoiste óstach amháin chun do ócáid a phleanáil agus a fhorghníomhú. Ba chóir do choiste aíochta a bheith ag obair le d'oibrithe deonacha nó le coiste pleanála imeachtaí chun ticéid a dhíol, déan cinnte go n-éilítear urraíochta ócáidí nua , go bhfuil míreanna ceant flúirseach, agus go mbeidh an oíche buailte don lucht freastail.
Ag Aithint d'Iarrachtaí an Choiste Óstach
Nuair a bhíonn an ócáid os a chionn, ba chóir do bhaill na gcoistí óstach cuid de na chéad daoine a ghabháil leat, araon ag an ócáid agus le buíochas scríofa tú an lá ina dhiaidh sin. Níos mó a dhéanann tú do choiste óstach, is mó a bheidh siad sásta a óstáil sa todhchaí.
Faigh na daoine laistigh d'eagraíocht nó do phobal a d'fhéadfadh cabhrú leat do ócáid eile a óstáil. D'fhéadfá difríocht mhór a dhéanamh ar an méid airgid a ardóidh tú agus na cláir is féidir leat tacú leo.