Leideanna riachtanacha pleanála teagmhais chun imeacht speisialta tubaisteach a sheachaint
Ach nuair a thagann sé le pleanáil imeachtaí, beidh bainisteoir ócáid inniúil i gcónaí ag lorg Dlí Murphy a mhaolú trína bhféadfaí a aithint go bhféadfaí rudaí a chur chun cinn agus pleanáil dá réir sin.
Mar bhainisteoir ócáid, tá sé de dhualgas ort a chinntiú go ritheann imeacht speisialta do chliaint go réidh agus le beagán buaicí is féidir go daonna.
Sa saol fíor níl sé indéanta gach féidearthachtaí a chlúdach, ach ar a laghad ba chóir duit a bheith ar an eolas faoi na botúin phleanála teagmhais chriticiúla ní mór do gach bainisteoir ócáidí a sheachaint.
Tá forewarned forearmed, mar sin déanaimid dul i ngleic le cúig leideanna riachtanacha a d'fhéadfadh cabhrú leat tubaiste gan teorainn a sheachaint ag do chéad imeacht phleanáilte.
- Droch-chumarsáid - is dócha gurb é seo an botún is coitianta a dhéantar ag pleanálaithe ócáid neamhchinnte agus ní mór aon duine a sheachaint ar na costais go léir. Is féidir le drochchumarsáid (mar atá i miscommunication nó gan aon chumarsáid) tubaiste a litriú. Is minic go mbíonn droch-chumarsáid mar thoradh ar easpa aird ar shonraí, go háirithe nuair a thagann sé le seicliosta an ócáid. Tá sé ríthábhachtach go gcuirfidh tú i dteagmháil go héifeachtach le d'fhoireann ócáid inmheánach agus do sholáthraithe araon. Cé nach bhfuil tú ag iarraidh micromanage do gach duine, ní mór duit a fháil amach cé a dhéanann cén uair agus cén uair a chinnteoidh go bhfuil a fhios ag gach duine a bhfuil baint acu leis na rudaí a bhfuiltear ag súil leo agus go gcoimeádann siad a gcuid ama ama a shannadh.
- Pleanáil teagmhasach bochta nó easpa - tá seans maith ann go dtiocfaidh roinnt rudaí ar a laghad ar a laghad sna laethanta agus na huaireanta a thiocfaidh suas le do ócáid. Níos measa fós, is dócha go dtiocfaidh roinnt rudaí go dona le linn do ócáid speisialta. Sin gnáth agus a bheith ag súil leis. Féachann pleanálaí imeachtaí gairmiúla amach romhainn, aithníonn sé cad a d'fhéadfadh dul go mícheart, agus tá plean dea-teagmhasach i bhfeidhm. Mar shampla, cad a tharlaíonn má bhíonn droch-fheidhmiú na gcóras clárúcháin agat ar lá na hócáide? Cad a tharlaíonn má tharlaíonn tú as bia mar a léiríonn daoine breise? Cad a tharlaíonn más rud é nach dtarlaíonn nó nach dtagann do chainteoir ardteicneolaíochta go déanach? Má tharla aon cheann de na rudaí seo, an mbeadh tú in ann déileáil? I bhfocail eile, bheadh plean B agat?
- Iompar neamhleor - an bhfuil tú cinnte go bhfuil an iompar a d'eagraigh tú chun toscairí agus láithreoirí a fháil chuig do ócáid agus ó d'imeacht leordhóthanach? Déan seiceáil i rith na seachtaine agus tú ag dul suas le do ócáid, agus ar lá na hócáide, go gcomhlíontar na ceanglais iompair go léir. Ní mór duit smaoineamh i dtéarmaí teagmhais. Cad a tharlaíonn má bhriseann feithicil síos ar maidin d'ócáid? An bhfuil iompar malartach agat ar fáil duit?
- Easpa comharthaíochta soiléire - Níl aon ní níos frustrachas dóibh siúd a bhíonn ag freastal ar ócáid speisialta ná mar a mhearbhall siad faoin áit a ndéantar an chéad chur i láthair eile. Seachain é seo trína chinntiú go léiríonn tú comharthaíocht leordhóthanach atá éasca le léamh agus a thuiscint. Is fearr dul thar bord agus tá go leor comharthaí ann ná an lucht riosca a chailltear agus iad ag iarraidh treoracha a dhéanamh go leanúnach.
- Foireann neamhleor ar láimh - ar lá d'ócáid speisialta is dócha go mbeidh tú ag plé le líon mór daoine a fhreastail. Ná déan dearmad a bheith ag brath ar dhuine amháin nó beirt amháin chun déileáil le ceisteanna nó imní na dtoscairí. Bí cinnte go bhfuil ceann mhaith agat ar na freastalaithe agus, thar aon rud eile, cinntigh go bhfuil idir do fhoireann pleanála imeachtaí agus pearsanra a sholáthraíonn díoltóirí tú, d'fhoireann d'ócáid go cuí.
Chomh maith le smaoineamh agus pleanáil chun tosaigh faoi na rudaí a d'fhéadfadh a bheith mícheart, chun imeacht a dhéanamh go réidh agus rathúil, is é an polasaí is fearr a sheiceáil agus seiceáil dúbailte i gcónaí.